Comprador

O comprador é um profissional especial. Sabe por quê?

O comprador é um profissional especial. Sabe por quê?

AJ  Limão Ervilha

Primeiro, porque todos na empresa dão palpite naquilo que é comprado. Segundo, negocia para uma cadeia interna de clientes e todos pensam que sabem como negociar. Terceiro, tem pela frente um fornecedor implacável. Ou seja, além de negociar com o fornecedor, negocia com seus clientes internos.

 

Tem que provar todo dia a sua honestidade

Já notou que todos entendem de compras na empresa? Há sempre aqueles que dão palpite no que foi comprado. “Nossa! O comprador pagou dez reais por essa caneta? “No bazar perto de casa, eu pago três reais” Já ouviram isso? Geralmente é a secretária que faz esse comentário, a pessoa que está mais próxima do diretor. Levanta suspeita sobre o trabalho do comprador. Ela se esquece que no bazar a qualidade daquela caneta é duvidosa, que ela compra sem nota, que paga à vista, que a estrutura daquele negócio é tosca, geralmente o próprio dono e que atende, os impostos não contam, e outras considerações mais.

 

O Marketing define qual é fornecedor que prefere depois o comprador trata somente de efetuar o trâmite de compras, sem poder de negociação, porque o fornecedor sabe que não tem concorrência. O comprador não tem como negociar e se estiver procurando por outros fornecedores é porque tem preferências e não aceita o indicado pelo Marketing. Como pode negociar com fornecedor exclusivo, quando não tem outras opções?

A Engenharia especifica um item e tem que comprar aquele, geralmente de um Fornecedor que segundo ele é a solução certa para a produção.

 

O comprador é um profissional visado

Se trocar de carro todo ano, vai dar o que falar. Não pode ter sucesso, diferente do vendedor que tem que trocar de carro todo ano para mostrar que está ganhando dinheiro. Não pode almoçar com o fornecedor, tampouco visitar a fábrica do fornecedor. Não pode receber presentes.

 

Com certeza! Tem que seguir o código de ética da empresa que geralmente contempla receber somente brinde, cujo valor deve ser menor que cem reais e ter o logotipo da empresa fornecedora. Qualquer combinação sem essas duas variáveis não pode ocorrer. Por exemplo: Não pode ser um automóvel com o logotipo da empresa na porta.  Tampouco um vinho, cujo valor é menor que cem reais e não tem logotipo de fornecedor na garrafa.

 

Mas, o RH solicita no final do ano, que peça brinde para o fornecedor, para que seja sorteado durante a festa de confraternização. Ou solicita pedir ajuda para realizar festas na empresa que não tem orçamento previsto.

 

Também, o engenheiro é visitado pelo fornecedor, especifica seu produto, recebe agrados desse visitante depois emite uma requisição com as características daquele produto.

 

Felizmente isso está mudando!

 

No caso da caneta. O comprador tem que pesquisar fornecedor, credenciar de acordo com as diretrizes da empresa, considerar o compliance, atender as especificações dos diversos requisitantes internos, diferenças de impostos, faturar no prazo mais longo possível, entre outras preocupações, por isso paga mais que o valor cobrado pelo bazar. Porém, traz economias em saving e avoidance e isso é considerável.

 

Esse comprador tem estratégias de negociação para itens de baixo impacto em custos e baixo risco de suprimento, automatizando a compra sob base consumida.

 

No caso do marketing. Pode definir os fornecedores, mas sugira para Compras, pelo menos três alternativas para negociação. Alto impacto nos custos, mas baixo risco de suprimento. Deve gerar concorrência para produzir economias e ter como negociar.

 

No caso do RH. É o primeiro a defender o compliance, então não deve solicitar a compras, aquilo que está no código de ética da empresa. Um dos princípios da negociação é a reciprocidade. Se um presente é dado, espera-se que se dê algo em troca.

 

Os princípios de negociação em vendas visam táticas como essa, a de relacionamento e reciprocidade. Assim, aquele peru que é dado no final do ano para o comprador, tem um motivo, a reciprocidade. O fornecedor vai exigir algo em troca posteriormente. Por isso presentes não podem ser aceitos.

Os princípios de negociação em compras visam táticas de defesa posicionamento.

Deve sempre se perguntar, o que o fornecedor está pretendendo com isso? Uma das regras em negociação é nunca aceitar nada de graça. Aceitar algo de presente é como assinar um contrato em branco. Cuidado!

 

 Deve ganhar mais pelo resultado que traz

Qual é o problema do comprador de ganhar sobre as economias que faz em cost saving e cost avoidance? Além do salário deveria ter uma participação nas economias que faz, como um prêmio pela sua atuação de como negociar bem.

 

Existem companhias, que premiam os compradores pelos resultados que traz em termos de redução de gastos. Tenho um cliente que é distribuidor de remédios, saúde e beleza, que os compradores ganham sobre uma grade de resultados. Por exemplo:

Saving obtido + verba de marketing + estoque + giro do produto na prateleira. Pode dobrar o salário no mês. Merece, pois traz resultados para a empresa e é reconhecido pelas suas habilidades de como negociar em compras.

 

Em algumas Agências de Propaganda, se o comprador consegue saving  numa compra seguida, o comprador tem participação da economia que obteve. É justo.

 

Compradores estratégicos e que trazem resultados para a empresa já valem peso de ouro no mercado. Eu estava ministrando um curso de Negociação para Compradores  em um cliente, um grande fabricante de embalagens e o Gerente me disse: “Limão, se  souber de um profissional de compras sênior, me indique.” Perguntei, qual é o

salário? Respondeu-me, “Se for um profissional e souber como negociar em compras, como está ensinando, pago 16 mil reais”. Na época, e já faz algum tempo. Bom salário?

Com certeza.

 

Quem é esse profissional de compras?

 Um profissional de compras negociador e que traz resultados no balancete da companhia, tem que valer mais, porque sabe como negociar. E esse reconhecimento já está acontecendo.

 

O comprador hoje, domina técnicas de negociação em compras, e que trazem resultados consideráveis para a empresa, como já publiquei em um artigo como negociar ganhando 3 vezes mais, ou seja, cada negociação de 1% de saving ou  avoidance, traz para a empresa 3% de economia no orçamento de compras. Eu provo isso no meu livro Negocie Bem, editado pela Saraiva e em meu curso Negociação Avançada em Compras.

 

Por que então é um profissional especial?

O profissional de compras é diferente de todos os outros na empresa, porque trabalha com valores e mais da metade do dinheiro de uma companhia passa pelas mãos de compras. Conquista a posição mais pelas características de caráter do que pela competência técnicas e comportamentais. Desenvolve suas competências de como  negociar em compras. Vejamos porque é especial:

 

  • São confiáveis e possuem grandes características de caráter.
  • Sabe de todos os percalços da profissão e está permanentemente evoluindo.
  • É integro e sabe como comportar-se perante o fornecedor que o quer manipular.
  • Reduz gastos no orçamento de compras, aplicando savings e avoidances.
  • Relaciona-se bem com todas as áreas internas da organização.
  • É estratégico e negocia, nas duas variáveis: impacto nos custos e riscos no suprimento.
  • Tem bom relacionamento e comunicação assertiva.
  • É analítico e prepara-se para as negociações, criando opções de negócios.
  • Tem a agressividade necessária para impor os interesses da sua empresa.

 

E esse é o dilema dos gerentes e diretores da área: Confiança e agressividade. Escolhem a pessoa, depois vai qualificá-la para a função. Quando estes conhecem a empresa, o produto e o mercado, falta muitas vezes a agressividade necessária como negociador. Essas características dificilmente estão juntas.

 

Atualmente em um cliente, esse era o seu problema. Tinha profissionais de compras competentes na preparação da negociação, mas muito educados e corteses com os fornecedores. Pode ser educado, mas devem ser assertivos.

 

Fiz um trabalho com a Bosch depois de dar treinamentos de negociação em compras, desenvolvemos um trabalho de coaching com os compradores. Acompanhávamos as  aplicações das técnicas em casos reais e do dia a dia. Essa é uma boa forma  desenvolver profissionais nessa área.

 

Acessem meu site e meu blog, onde abordo outros artigos para desenvolvimento do profissional de compras como negociador. Acompanhem-me nas mídias sociais.

 

Bons negócios!

 

Outros artigos que podem interessar a você, publicado em meu blog:

·         Como conduzir uma negociação
·         Como evitar os 4 erros de negociação
·         Os Segredos da Negociação em Compras
·         Negociação em Compras – TCO
·         Entrevista – FOOD MAGAZINE
·         Os 3 princípios da negociação
·         Como Negociar ganhando três vezes mais

 

AJ Limão Ervilhaajlimao_signature

Empresário, professor, escritor, consultor há mais de 25 anos em importantes organizações como Duratex, Hospital Albert Einstein, Ford, Mercedes-Benz, Philips, Unilever, VOLVO.  Autor dos livros Negocie Bem e Negociando em Qualquer Situação, entre outros, entre outros. Especialista em Negociação, Certificado pela SPSM® Senior Professional in Supply Management. Administração de Marketing pela New York State University. Possui certificação Internacional em DHE® Design Human Engineering com Dr. Richard Bandler e Programação Neurolingüística (PNL) com seu criador Dr. John Grinder. Formação em Análise Transacional e Certificação em Coach pela ICC – International Coach Community

Publicado por A. J. Limão in Blog, Negociação, Sem comentários
Como evitar 4 erros em uma negociação

Como evitar 4 erros em uma negociação

Sabe por que não consegue bons resultados numa negociação?

Veja aqui os 4 erros mais comuns que se comete ao negociar com fornecedores.

AJ Limão Ervilha

 

 

O primeiro erro: Depreciar o que vai comprar.

Um dos erros do negociador é depreciar aquilo que está negociando. Para obter vantagens, encontrar defeitos no produto, no serviço, ou na empresa fornecedora. Esse tipo de postura na negociação,  denominamos de soviética. Um legado da escola de negociação da extinta união soviética e que ainda continua muito em uso nos sindicatos, quando negociam com os patrões, o partido dos trabalhadores a utilizam, e o partido comunista, também fazem uso dessas técnicas.

Vemos essa técnica, quando você leva um carro na concessionária e o avaliador olha o carro, anda em volta dele e vai apontando defeitos, por exemplo: “esse carro já foi batido olha a diferença de pintura. Para comprar vou ter que calçar o carro, no mínimo 4 pneus. Olha esse banco como está gasto vou ter que trocar. Também vou ter que gabaritar o motor…Você quer R$ 30 mil?. Só posso pagar R$ 15 mil.”  Usa desse expediente porque faz uma oferta do preço muito baixa, portanto, deprecia, para pagar pouco.

O mesmo ocorre com um comprador, que desvaloriza aquilo que o vendedor está oferecendo. Por exemplo: “Sua empresa não tem nome nesse mercado. Esse diferencial que apresentou não é necessário. O que importa não é a qualidade, é o preço. Esse serviço que oferece não é necessário…”

Essas técnicas se usadas por um comprador, demonstra no mínimo que não está preparado para negociar ou que não domina técnicas de negociação.

Quando vai negociar, o princípio para pagar um preço justo, é oferecer uma vantagem, para obter uma vantagem. A forma correta de negociar é assim: “Sei que seu produto ou serviço tem um preço justo, mas o que posso pagar é menos do que propõe. Faça uma oferta melhor para que eu possa examinar”.  Ou “sei que esse é o preço, mas se voltar a cotar no mercado, vou conseguir preço melhor do que esse que propõe”. Ou “se eu fizer uma programação de compra de 6 meses, qual é o melhor preço que propõe?”

Essa forma de apresentar chamamos de negociação ética, em que trato o outro como parceiro de negócios e que procuramos encontrar uma forma que atenda os dois lados do negócio.

 

Segundo erro da negociação: Ceder sem pedir nada em troca.

Um dos princípios da negociação é que para negociar, você vai ceder, mas, nunca ceda nada de graça. Mesmo que possa ceder, peça algo em troca. Um dos problemas do perfil do negociador brasileiro é que ele aposta muito na amizade e favorece a outra parte sempre que pode. Isso desvaloriza sua postura ao negociar e a outra parte não vai lhe respeitar como negociador.

Após um treinamento no hotel, fui caminhar pela Avenida Nossa Senhora de Copacabana e entrei numa loja. Estava no Rio de Janeiro e queria comprar de um presente de pelúcia, para minha netinha. Perguntei o preço para uma balconista e ela me disse: “R$ 200 reais.”  Eu respondi com espanto: R$ 200 reais !? E ela: “Fala alto para o gerente ouvir” Repeti em voz alta e aí começou a comédia. “Eu faço R$ 190” E eu R$ 190 !? Ela “R$ 180, está bom?”. Eu R$ 180 !? Ela: “ é…  mas, posso fazer em 3 vezes…” Eu: 3 Vezes!? Ela:”falo com o gerente e ele faz em 4 vezes, está bom?” Percebem? Sem muita resistência, vai cedendo unilateralmente.

Qual seria o correto? Ceda mas peça algo em troca. “Olha posso fazer R$ 190, se o senhor levar outros bichinhos de pelúcia, até o valor de R$ 300.” Se mesmo assim, eu pedisse mais desconto. “O senhor pode pagar a vista ou débito no cartão? Se puder posso chegar até R$ 180.”

No caso de um comprador profissional, o vendedor tende a fazer amizade, manda presente para o aniversário do filho. Uma lembrancinha para a esposa. Um presente para você. As técnicas de negociação em vendas têm como princípio, criar a reciprocidade. Estabelece um clima de amizade, para torná-lo refém da situação. Dessa forma, o comprador irá favorecer esse vendedor. Nesse caso, faz com que favoreça as negociações com ele. Não será tão rígido nas negociações. Está jogando com o seu sentimento de gratidão para com ele.

 

Terceiro erro: Sinalizar que pode fazer mais concessões.

Como a negociação é totalmente comportamental e lida com personalidade e fatores psicológicos, cuidado para não sinalizar que pode favorecer mais do que realmente tem autonomia.

É comum um dos lados, fazer concessões, mesmo com o processo de barganha que apresentei no segundo erro, dar a entender que pode fazer mais. Assim, alguns tendem a ceder o mesmo percentual ou valor isometricamente, uma, duas, três, quatro vezes. Está demonstrando que pode ceder mais. Ou aquele que faz concessões numa crescente, por exemplo, 5%, na primeira, 10% na segunda, 15% na terceira, 20% na quarta. Demonstra que pode fazer concessões cada vez mais altas.

Se tiver que fazer barganha e concessões, faça sempre utilizando o processo de troca, utilizando as condicionais: “se… então…” de forma decrescente, por exemplo: 15% na primeira,  10% na segunda, 5% na terceira e 0% na quarta. Dessa forma, sinaliza de que o poço está secando.

 

Quarto erro: Aceitar promessas

Este é um erro muito comum entre comprador e vendedor. O vendedor para conseguir fechar na condição que apresenta, sem negociar mais, diz: “Compre nestas condições, que o próximo mês, faço uma condição especial”.

Se aceitar isso, dançou.

As técnicas de negociações em vendas são ricas em táticas como essas. Promete ao comprador um futuro incerto de que podem fazer melhor. Se acreditar, aceitará a condição que está apresentando e fecha negócio com uma expectativa futura.

Em meus cursos de negociação faço uma brincadeira com os participantes. Pergunta para uma garota presente no curso se eu prometer casar com ela, se vai comigo para o meu apartamento. Responde invariavelmente que “não!” Aí eu digo, mas eu vou casar com você. Ela insiste em dizer “não!” Brincando respondo que perdeu um partidão.

A questão é que tudo nesta vida é negociável. Depende das condições que são propostas. Ela poderia dizer; “Que iria, se eu passasse no cartório primeiro.” Ou seja, sempre que apresentarem uma promessa “deve passar no cartório.” O jogo é documentar a proposta.

Se um vendedor diz: “que no próximo mês fará uma condição especial. Diga: ”Você pode documentar isso? Escrever e assinar? Se a resposta for: “Não, não posso fazer isso.” A sua resposta será: Então não posso aceitar. Se ele não pode documentar, significa que está desobrigado a cumprir. E promessa é uma das táticas mais utilizadas em negociação.

 

Estes são alguns erros da negociação.

Como disse anteriormente em outros artigos, a negociação é totalmente comportamental. De nada adianta, planejamentos e técnicas de Compras, Strategic Sourcing e outras, se não souber lidar com as personalidades e processo psicológico das partes que estão negociando.

Acompanhem outros artigos nessa linha, em meu blog, terão uma série de dicas e como desenvolver as habilidades de negociação.

Bons negócios e até o próximo artigo.

 

 

AJ Limão Ervilha

ajlimao_signatureEmpresário, professor, escritor, consultor há mais de 25 anos em importantes organizações como Duratex, Hospital Albert Einstein, Ford, Mercedes-Benz, Philips, Unilever, VOLVO.  Autor dos livros Negocie Bem e Negociando em Qualquer Situação, entre outros, entre outros. Especialista em Negociação e Criatividade Aplicada ao Marketing pela New York State University. Possui certificação Internacional em DHE® Design Human Engineering com Dr. Richard Bandler e Programação Neurolingüística (PNL) com seu criador Dr. John Grinder. Formação em Análise Transacional e Certificação em Coach pela ICC – International Coach Community.

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Os Segredos da Negociação Em Compras

Os Segredos da Negociação Em Compras

AJ Limão Ervilha

 

Eu não entendo como a área de compras pode produzir cost saving e cost avoidance , se não treinam seus compradores a negociar!

Vejo uma infinidade de ofertas de cursos que valorizam Planejamento de Compras, eProcurementStrategic Sourcing e outras abordagens, tratando a negociação como o “primo pobre” do processo de compra. Os cursos de pós-graduação têm a mesma abordagem, uma grande carga horária em teorias de strategic sourcing e negociação como se fosse um dos seus passos.

 

Esqueçam!

Tudo o que é ensinado nesses cursos são técnicas e uma inteligência para comprar. Porém a negociação é totalmente comportamental e que depende de habilidades e capacidades humanas. Principalmente a capacidade de se relacionar e se comunicar. O que está planejado no papel, não se reproduz quando se está frente a frente com a outra parte.

Em meus cursos tenho testemunhos de pessoas muito experientes em compras e se surpreendem com as técnicas comportamentais. E mais, mesmo profissionais experientes não se saem bem negociando durante os exercícios. Outros depoimentos são de pessoas que fizeram cursos de pós-graduação e que aprenderam negociação em poucas horas aulas. Treinei, inclusive consultores de uma grande consultoria internacional, que implantam Metodologia de Strategic Sourcing, pois o programa da matriz não tinha esse módulo bem desenvolvido.

 

Nem tudo em negociação é pregão eletrônico ou pregão presencial

Invariavelmente a metodologia de compras com Strategic Sourcing levam a um tipo de negociação, supondo que o poder está todo do seu lado. O que na maior parte das negociações não é verdade.

Essas técnicas de pregão eletrônico ou presencial poderão ser utilizadas quando, a Matriz de Kraljic, indicar independência – poucos compradores e muitos fornecedores. Ou na dominância do comprador – quando há poucos fornecedores. Somente nesses casos.

Mas, e quando a dominância é do fornecedor? Muitos compradores e poucos fornecedores. Por exemplo, fornecedores únicos ou exclusivos? Ou ainda quando indicar interdependência – poucos fornecedores e poucos compradores.

 

Nestes dois quadrantes é que se encontra a alma da sua organização, metodologias de compras não funcionam. Somente as de negociação. São itens estratégicos. Aquele item único que somente um fornecedor tem apesar do preço ser baixo, mas que não pode faltar na produção. Ou aquele item de alto valor, mas com poucos fornecedores e que representa a base da produção da sua empresa.

 

O que se aprende como técnicas de compras?

Houve uma evolução muito acentuada na área de compras, desde os idos de 1980, onde Compras era totalmente operacional e a relação com o fornecedor era de transação e o comprador apenas um cumpridor de pedido de compras. A técnica máxima era fazer três cotações e optar pelo mais barato.

 

Atualmente a área de Compras é estratégica e integrativa das áreas internas e tem foco no Strategic Sourcing e o TCO como técnica estrutural. E sua implantação contempla estas competências técnicas:

 

Strategic Sourcing

  • Gestão estratégica
  • Spend anlálysis
  • TCO – Total Cost Ownership
  • SMR – Supplier Management Reltionship
  • Matriz estratégica
  • Gestão de categorias
  • Gestão de contratos
  • Métricas – KPI´s
  • Conhecimento de mercado e fornecedores
  • Macroeconomia
  • Processo de abordagem de negociação

 

O que pouco se ensina em negociação, mas é essencial

Quanto montei o curso de Negociação para Compradores e isso já faz 25 anos, pesquisei no mercado e não havia nenhum curso dirigido para essa área. Os cursos de negociação eram gerais e com foco mais em vendas. Acredito que tenha sido o primeiro curso no Brasil. Minha experiência em Compras e Suprimentos envolvia o lado comportamental da negociação e desenvolvi um teste, junto com a psicóloga Lilian Limão Bucollo, gerando o Programa Executivo de Negociação em Compras. Neste teste, o enfoque está no perfil negocial e nas habilidades do comprador enquanto negociador, envolvendo estas competências humanas:

 

  • Estilo de negociação
  • Habilidades e táticas
  • Liderança
  • Atitude
  • Relacionamento
  • Comunicação
  • Gestão do tempo e de conflitos
  • Trabalho em equipe

 

Estes comportamentos são essenciais para o comprador negociador. O seu estilo vai determinar a análise da situação e agressividade necessária para negociar e isso depende de sua personalidade. Habilidades de táticas de negociação estão relacionadas aos drives de motivação para negociar. Liderança, pois, deverá conduzir situações internas com os players de uma requisição, culminando com a condução da negociação com o fornecedor. Atitude, pois deverá tomar iniciativa e ser proativo, quanto a novas opções ou substituições de itens internamente e com fornecedores. Relacionamento e comunicação que são essenciais para o encontro com a outra parte. Gestão de tempo e de conflitos, pois, terá que atuar em tempo reduzido e trabalhar interesses diversos com seus requisitantes, além de ser um trabalho em equipe, permanente.

 

Como são recrutados os compradores?

Ainda se recruta somente pela honestidade. Como é um departamento que envolve interesses financeiros, geralmente aquele funcionário que conhece a empresa, o produto e o mercado e que são confiáveis, são colocados em compras. Ainda que essa condição seja imprescindível, outras são necessárias. A constatação é que compradores são poucos treinados, menos de um treinamento ao ano. É comum eu perguntar em sala e me dizerem que é o primeiro treinamento que fazem. Ou se fizeram algum treinamento, já faz algum tempo.

Recentemente, treinei uma empresa que quer profissionalizar a área de Compras. As pessoas presentes ao curso tinham boa vontade e desejo em se desenvolver, mas, não apresentavam características básicas para compradores.

No teste revelou que a personalidade passiva, era contrária às características de um comprador. Outros eram retraídos e poucos expansivos e, com essas características terão dificuldades em contra-argumentar e convencer um fornecedor.

Seus drives motivacionais não direcionados a negócios e terão dificuldades em assimilar comportamento negocial, que exige táticas, manobras e expertise em negócios.

 

Competência de negociação em compras

A competência é o resultado de um alinhamento do profissional. Imaginem um iceberg. A base é a personalidade e está submerso e difícil de mudar. Tem a ver com a formação psicológica e influências do ambiente, educação, formação, religião e etc. A parte intermediária desse iceberg, ainda submerso são os drives motivacionais.  É o que motiva a vida da pessoa, se ele é dirigido pela forma que gosta de interagir ou não, com outras pessoas. Trabalho individual ou coletivo se é competitivo ou cooperativo.

O ápice do iceberg e parte emersa e visível, no caso de um indivíduo é a porção do seu comportamento que pode ser treinada e desenvolvida. Somente nesse ponto é que pode trabalhar as competências. Portanto, todo o deve estar alinhado para poder desenvolver a competência. Somente essa parte é que pode ser treinada.

Se quiser aprofundar mais sobre esse teste, meu livro Negocie Bem – Aprenda as técnicas dos compradores de alto desempenho, editado pela Saraiva, apresenta o teste, as habilidades, as competências e as técnicas de negociação a serem desenvolvidas.

 

 AJ Limão Ervilha

Empresário, professor, escritor, consultor há mais de 25 anos em importantes organizações como Duratex, Hospitalajlimao_signature Albert Einstein, Ford, Mercedes-Benz, Philips, Unilever, VOLVO.  Autor dos livros Negocie Bem e Negociando em Qualquer Situação, entre outros, entre outros. Especialista em Negociação e Criatividade Aplicada ao Marketing pela New York State University. Possui certificação Internacional em DHE® Design Human Engineering com Dr. Richard Bandler e Programação Neurolingüística (PNL) com seu criador Dr. John Grinder. Formação em Análise Transacional e Certificação em Coach pela ICC – International Coach Community.

Publicado por A. J. Limão in Blog, Negociação, 1 comentário
Negociação em Compras – Você sabe aplicar o TCO?

Negociação em Compras – Você sabe aplicar o TCO?

AJ Limão Ervilha

É  miopia de compras, comprar mais barato, sabe por quê?

Porque pensando em pagar mais barato, o comprador deixa dinheiro na mesa. Negocia somente o preço de aquisição e deixa de negociar os gastos associados. Esse é o conceito do TCO – Total Cost Ownership, ou Custo Total de Propriedade.

Deixe-me dar um exemplo. Fui contratado para ministrar treinamento em uma empresa de autopeças de Caxias do Sul. O programa era de uma semana e me instalaram em um hotel isolado da cidade, do lado do aeroporto, esses de preço tipo R$ 198, que não tem restaurante. Eu gastava R$ 50 de taxi até a fábrica e a noite para jantar, mais R$ 45,00.  A despesa era por conta da contratante, que totalizava R$ 388, minha diária.

 

Eu como consultor estava descontente

Instalado em hotel isolado e sem alternativas para jantar. No primeiro dia de treinamento perguntei quem foi o responsável pela minha reserva e instalação na cidade. Um comprador se identificou. Perguntei, porque me hospedou naquele hotel, disse que “era o mais barato”. Então lhe perguntei se conhecia o TCO, disse que não. Expliquei.

O Custo de Aquisição foi de R$ 198, mas, o Custo Total foi de R$ 388 e me deixou descontente. A miopia é: pensou que pagou mais barato me colocando naquele hotel, mas o total do desencaixe é quase o dobro. Perguntei, entre esses valores não tem um hotel mais confortável melhor localizado?

No dia seguinte me colocaram em um hotel muito bom e o preço não era tão alto R$ 250, com restaurante e com várias outras opções no entorno. Deixei de gastar os R$ 90 de táxi para jantar e como era no centro, passaram a me pegar para levar à fábrica todo dia no hotel, e deixei de gastar outros R$ 100 de taxi até a fábrica.

A minha estada ficou bem mais agradável e com certeza fiquei mais produtivo.

 

É disso que se trata o TCO

Esse é o raciocínio. Quando for adquirir não focar somente no preço de aquisição, mas ter clareza sobre os outros gastos associados. Assim, deve focar o Custo Total de Propriedade. Negociar o conjunto de gastos e não somente o valor principal. De acordo com os estudos, o impacto do TCO é:

  • 19% refere-se ao valor de Aquisição;
  • 81% trata-se dos gastos associados.

 

Esse estudo iniciou com a compra de hardwares e softwares. Verificou-se que não era somente o valor do equipamento e o programa, mas, todos os outros valores associados a essa compra.

 

Nesse estudo os valores teriam estes impactos:

  • Aquisição inicial: 36%
  • Treinamento: 21%
  • Aplicações: 19%
  • Manutenção: 9%
  • Realocações: 12%
  • Suporte técnico: 3%

 

Quando aplicado no horizonte de uso, por exemplo, de 5 anos, o impacto em percentuais seria:

  • Aquisição inicial: 19%
  • Treinamento: 22%
  • Aplicações: 19%
  • Manutenção:  21%
  • Realocações: 13%
  • Suporte técnico:   6%

 

Criei uma ferramenta para verificação rápida de TCO, quando recebe as propostas no momento da equalização das variáveis. Se tiverem interesse, solicitem por email.

 

Total Cost analisa estas duas bases:

Custo de aquisição – Oportunidade percebidas

Oportunidades efetivas: Custos de especificação, de aquisição, de propriedade, de inventário, de obsolescência.

Todos componentes de TCO apresentam oportunidade de saving.

  • No preço, Podem ser negociados: volume, descontos, desempenho, ganho compartilhado, redução de garantias.
  • No uso: Mudanças de especificações, alterações de design, produtos equivalentes, transporte, sucateamento, modificações no produto, eliminação…
  • Custos de processos e administrativos: Processamento de pedidos, faturamento automático, eliminação de inventário, eProcurement, pagáveis…

 

 

Strategic Sourcing e negociação 30% de redução de gastos

Na implantação do Strategic Sourcing, um dos trabalhos iniciais é o de analisar o TCO do grupo de produtos, ou da sua carteira de compras. Então, cada item comprado, deve ter inicialmente, elaborado a sua descrição genérica, sair da especificação montada em cima de um fornecedor ou marca determinada. Deve ser como ocorre com remédios. Não deve ser aquela marca específica, mas a descrição com o principio ativo que resolve aquela doença específica. No nosso caso, resolva o problema específico, que o produto ou serviço seja a solução.

Depois, faz-se a análise dos diversos itens que compõe a aquisição daquele produto, ou serviço. Veja este exemplo de um cliente:

 

  • Preço médio de compra: 38,0
  • Taxa de agenciamento: 4,0
  • Pagamento a fornecedor: 0,5
  • Preparação do produto: 0,1
  • Recebimento: 0,5
  • Devolução: 2,2
  • Inspeção: 0,3
  • Espera para armazenar: 0,3
  • Treinamento: 4,0
  • Inventário: 5,0
  • Distribuição: 6,0

Custo Total:  60,9

 

Neste exemplo, era negociado somente o preço médio de compra: 62,4 % o restante: 37,6 % não era percebido.

Quando aplicado o Strategic Sourcing, e têm todas essas informações, a negociação poderá ser conduzida de modo a obter economias consideráveis. É o que ocorre quando as empresas enxergam a área de compras e negociação, de modo estratégico.

 

Eu provo essa economia nas negociações

escrevi um artigo dizendo que em cada negociação em compras, de 1% de saving, se obtém 3,2% de redução de gasto. Na apuração de resultados de uma empresa, quando se aplica em 50% da conta negociada (apenas a metade). Considere que não tem poderes sobre o restante do valor, pois se refere a mão de obra, energia elétrica, tributos. Se obtém 3 vezes mais de economia.

Em meu livro: Negocie bem Negociação para compradores de alto desempenho, editado pela Saraiva, apresento uma prova desse impacto. Verifiquem.

Se fizer a implantação do Strategic Sourcing e, com negociações planejadas, consegue-se um impacto considerável. A redução no orçamento de compras, atingem percentuais incríveis de até 30%.

Quando compra é encarada de forma estratégica, traz resultados impensáveis. Algumas empresas, tem o departamento de compras como uma área de faturamento. Se considerar os rebates (descontos) isso é possível.

 

 

AJ Limão Ervilha

Empresário, professor, escritor, consultor há mais de 25 anos em importantes organizações como Duratex, Hospitalajlimao_signature Albert Einstein, Ford, Mercedes-Benz, Philips, Unilever, VOLVO.  Autor dos livros Negocie Bem e Negociando em Qualquer Situação, entre outros, entre outros. Especialista em Negociação e Criatividade Aplicada ao Marketing pela New York State University. Possui certificação Internacional em DHE® Design Human Engineering com Dr. Richard Bandler e Programação Neurolingüística (PNL) com seu criador Dr. John Grinder. Formação em Análise Transacional e Certificação em Coach pela ICC – International Coach Community.

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Como negociar ganhando três vezes mais!

Como negociar ganhando três vezes mais!

Parece mágica, mas, não é. É pura técnica!

 

A meta do comprador profissional é reduzir gastos do orçamento de compras e negociar qualquer repasse de preço nos custos dos produtos vendidos ou em despesas administrativas e de marketing. Essa é a sua missão principalmente nestes tempos difíceis.

 

O comprador é um negociador estratégico e seu papel é trazer economias para a empresa, por meio de negociações produzindo savings (salvar dinheiros) e avoidances (evitar preços).

  • Cada 1% de saving negociado, produzirá 3,4% de redução de gastos na empresa.

 

Portanto, a negociação em compras é o caminho para produzir resultados e provo essa afirmativa em meu curso de Negociação Avançada em Compras e no livro de minha autoria Negocie Bem – Aprenda as técnicas dos compradores de alto desempenho, editado pela Saraiva.

 

Negociador e não mais, comprador

No passado esse profissional era um comprador (comparador), e a técnica que conheciam era partir para realizar três cotações (comparações) e optar por aquele fornecedor que apresentasse o preço mais baixo, cumprindo uma requisição de compras. Era apenas um processo de compras e não exigia técnicas de negociação. Costumo dizer em meus cursos que para fazer cotação, não é preciso de um profissional, um estagiário faz três cotações e opta pelo mais barato.

  • 54% dos valores de uma companhia, passam pelas mãos do comprador.

O papel do profissional de compras na empresa hoje é estratégico, pois, 54% dos valores que circulam na companhia, passam pelas mãos de compras. Apenas nesses valores que são calculados. Se ele negociar obtendo saving e evoidance de 1%, o impacto será de 3,4% no bottom line da apuração de resultados da empresa. Ou seja, três vezes mais resultados. Agora, se negociar 3% de saving, que não é difícil, o impacto será de 9,8%, conforme afirmei no início deste texto.

 

  • Resultado de compras é mais eficaz que de marketing e vendas!

E 10% de resultado em compras são mais eficazes que o mesmo percentual aplicado no aumento de um produto na tabela de preço com apoio de marketing. O gasto de marketing é alto e o concorrente logo irá equiparar o preço. O esforço para aumentar o preço de um produto é rapidamente absorvido pelo mercado.

 

O que é saving e o que é avoidance?

Mesmo as companhias com a áreas de Compras e Suprimentos bem estruturados fazem certa confusão quanto a esses termos. Saving, na sua tradução literal, é salvar dinheiro.  Essa técnica aplica-se para compras repetidas. Por exemplo, se comprou cadeiras para a empresa no período anterior e pagou cem reais e, se voltar a negociar as mesmas cadeiras neste período, conseguindo negociar a noventa e nove reais, produziu saving de um real. O impacto na apuração de resultados será 3,4%.

  • Saving se aplica em negociações repetidas.

Avoidance, na tradução mais literal é evitar o preço. Essa técnica aplica-se na primeira compra. Por exemplo, é feito um orçamento para um projeto e obteve três cotações. Depois da primeira rodada de negociação, que enxugou os preços e condições. Na segunda rodada, negocia com aquele que tem o preço mais baixo entre os demais e consegue reduzir para um valor mais baixo que o que apresentou. Essa diferença é um avoidance. No exemplo, a última rodada as propostas negociadas são de noventa e nove, noventa e oito e noventa e sete reais. Negocia e consegue pagar noventa e seis reais. Esse percentual de 1%, reduzido, impacta e 3,4% na apuração de resultado da empresa.

  • Avoidance se aplica na primeira compra

Note que o cálculo é sobre o preço menor da última rodada e do mais baixo preço apresentado.

 

A linguagem de saving e avoidance é do CFO

Mesmo que o responsável de compras aceite qualquer redução como saving e avoidance, e que entenda que houve esforço do profissional de compras para reduzir gastos, a linguagem é a do financeiro. O CFO cuida do orçamento da organização, e para ele o impacto deve ser no orçamento de compras anual. E dessa forma, não é qualquer negociação que representará economias no balancete da companhia.

 

O profissional de compras que produz saving e avoidance  vale mais.

O profissional estratégico, comprador e negociador devem ganhar mais que qualquer outro na área, porque produz riquezas para a empresa. O salário de um comprador negociador é equiparado a um gerente de Compras.

Tenho clientes que estimula com uma grade de metas e em cumprindo 100%, o profissional consegue dobrar o salário. Merecido e é um novo conceito para essa profissão que é estratégica na organização.

Acompanhem-me que estarei dando as técnicas para negociação em compras com técnicas como essa, ora apresentada. Meu site tem outros artigos e ferramentas que poderão ajudar você no seu dia a dia como negociador.

 

 

AJ Limão Ervilha

ajlimao_signatureEmpresário, professor, escritor, consultor há mais de 25 anos em importantes organizações como Hospital Albert Einstein, Ford, Duratex, Mercedes, Philips, Unilever.  Autor do livro Negocie bem, (Compras), Negociando em Qualquer Situação, editados pela Saraiva, entre outros. Especialista em Criatividade Aplicada ao Marketing pela New York State University. Certificado pela SPSM® Senior Professional in Supply Management . Possui certificação Internacional em DHE® Design Human Engineering com Dr. Richard Bandler e Programação Neurolingüística (PNL) com seu criador Dr. John Grinder. Formação em Análise Transacional e Certificação em Coach pela ICC – International Coach Community.

Publicado por A. J. Limão in Blog, Negociação, 1 comentário