Veja neste artigo, como minimizar o impacto da pandemia sobre os negócios. Como renegociar contratos na crise do Coronavírus e mesmo quando estiver fora dela.
Revisão e Renegociação de Contratos
No artigo: Coronavírus Gestão em Tempos de Crise, tratei esse tema recomendando formas de gerir os efeitos da Crise.
Revisão e Renegociação de Contratos se aplicam, não somente neste momento do isolamento, mas, na crise que deverá ocorrer logo após a do Covid-19, com a inevitável retração da economia, prevista até o final deste ano.
É previsto o retorno da normalidade da nossa economia para o primeiro trimestre do ano seguinte, portanto, caso o desenho da Crise for esse que está sendo apresentado até o momento, e se não surgir algum outro fator surpresa até lá.
Dentre As Ações na Gestão da Crise, uma das principais providências é a Revisão e Renegociação de Contratos, que consideramos uma das mais importantes. Assim, a Gestão de Contratos não é somente fazer o follow-up, como normalmente ocorre quando as empresas têm essa função em andamento, mas, rever todos aqueles que foram assinados com fornecedores, terceiros, RH, clientes, enfim, todos os parceiros de negócios.
Um exemplo pessoal
Trata-se de um contrato tácito, mas, um contrato. Tenho uma propriedade na zona rural e um profissional de jardinagem faz poda e tratamento da grama a cada 15 dias. Nesse ínterim, fiquei de quarentena em função da Covid-19 e deixei de ir ao sítio nos finais de semana. De repente recebo uma ligação telefônica desse profissional, solicitando que depositasse em sua conta os valores das últimas três podas realizadas.
Ora, sem receita neste período de crise, segurando todas as contas possíveis, deixei de renegociar um contrato com o meu fornecedor, de um fornecimento desnecessário neste momento, sem contar com um custo despendido em um momento de contenção.
Situações como essa, exige uma revisão nos contratos vigentes.
Ajustes de longo para curtíssimo prazo
É necessário fazer os ajustes econômicos e financeiros da organização, ou seja, regular o suprimento, nivelar os estoques e almoxarifado ao nível da produção, ajustar o inventário e a logística.
Uma das práticas permanentes na empresa é o S&OP – Sales and Operations Planning.
Antes de tudo, montei os processos e a agenda do S&OP do Frigorífico Marba, para os próximos 3 anos, imaginem a necessidade nesta crise em reorganizar todas as atividades e reuniões dessa metodologia naquela empresa, considerando os acontecimentos atuais, onde tem que se rever as informações e ajustar a Curtíssimo Prazo (2 a 3 dias), Curto Prazo (até 15 dias) e Médio Prazo (30 a 90 dias). Com revisões contínuas a cada informação nova e replanejar constantemente.
Nesse sentido, veremos neste artigo:
- Como renegociar contratos em situações de crise como a do Coronavírus?
- Como evitar extinção de contratos durante a crise?
- Quais são os princípios para uma renegociação de contratos?
- Como funciona o processo de renegociação de contrato?
- Que habilidades são necessárias para renegociar contratos?
A turbulência e oscilações de preços
Imaginem a necessidade de ajustes de compras e renegociações de contratos, nessa turbulência de mercado em que é necessário manter o suprimento, com oscilações de preços absurdos, com a demanda toda descontrolada, possivelmente com a falta de itens, matéria prima, serviços e tudo o mais.
Sem mencionar outras relações contratuais da empresa, como plano de assistência médica, terceirização, interrupções dos planos de expansão em andamento, como investimentos e instalações.
A Teoria da imprevisão e caso fortuito resolve?
Uma das evocações em contrato, e que pode servir de base diante da pandemia de Coronavírus é enquadrar o descumprimento dos termos acordados, devido a ocorrência de um motivo de força maior conforme a teoria da imprevisibilidade.
Essa teoria contempla que os reflexos sobre os negócios como a pandemia de Coronavírus, levam a impossibilitar as relações comerciais e de serviços e, por essa situação emergencial em saúde pública, como alternativa da legislação e que poderia mostrar caminhos para alguns acordos não serem cumpridos, por fim.
Dessa forma as disputas entram no campo jurídico com seus inesgotáveis recursos legais. Que dependerá em cada caso a natureza e a forma que os termos foram negociados.
Por outro lado, em negócios o prazo é curtíssimo, enquanto na esfera jurídica, as disputas podem levar muito tempo.
Renegociação de Contratos na Crise
Assim, todo esforço gasto no início de uma negociação de contrato se perde em função de uma situação inesperada como a do cenário atual da pandemia do Coronavírus.
Muitos desses contratos são negociados e arquivados e pouca atenção é dedicada no acompanhamento e seu desempenho, mesmo em situações normais de negócios.
De um modo geral as empresas falham na Gestão do Contrato, perdem dinheiro por não controlar custos e maximizar receitas, principalmente em situações de riscos.
Contratos renegociados podem contribuir em receitas e obter economias consideráveis a curto e a longo prazo na empresa, com a aplicação de uma metodologia e de proatividade.
As respostas para estas questões
É necessário o desenvolvimento de um programa na empresa que apresente uma estratégia focada em negociação para a revisão de acordos contratuais com o objetivo de buscar resultados nos contratos de serviços, produtos, locação, trabalhista, terceiros, sindicatos e outras formas contratuais.
Nossa experiência vai da renegociação em empresas em contratos complexos, ou em renegociações e auditorias contratuais com revisão dos termos subjetivos, onde se alcança economias consideráveis.
Preparar profissionais que terão que renegociar contratos, quanto aos interesses e necessidades da sua empresa, mas também, considerar as necessidades e interesses da outra parte.
Desenvolver a habilidade desse profissional para conduzir o processo negocial, entender as variáveis dos problemas, as contingências, entender os motivos quanto aos impactos econômicos, que levaram a negociação.
Preparar os profissionais para a renegociação
Os empresários, diretores, gerentes, RH, Profissionais de Compras, logística e comercial, deverão estar preparados neste momento para renegociar contratos,
- Entender as renegociações em função da pandemia Covid-19;
- Fundamentos que se aplicam na renegociação e revisão de contratos;
- Princípios para uma renegociação de contratos;
- Etapas para a renovação de contratos de parceiros estratégicos;
- Habilidades necessárias para o profissional de renovação de contratos;
- Aplicação nas situações de crise ou na auditoria da Gestão de Contratos.
Para aprender como renegociar existem hoje, artigos, e-books, livros, consultorias e uma série de materiais disponibilizados a esse público, do mesmo modo, lançamos um curso online sobre Revisão e Renegociação de Contratos, com esse conteúdo e que está ao alcance do leitor.
Porque para renegociar contrato deverá primeiro entender as implicações relativas a legislação e as alternativas que elas apresentam, como mencionamos acima, relativa a imprevisibilidade, casos fortuitos e de força maior.
Evitar o quanto possível, os caminhos jurídicos, que demandam tempo e levam a discussões intermináveis de direitos das partes.
Portanto o melhor caminho é o da administração de crises, entender os problemas e encontrar formas de mitigar os prejuízos e assim, manter as relações contratuais, atendendo ambas as partes.
A base deve ser a revisão dos termos do acordo previstos, quando contratados, apresentando com clareza os direitos e obrigações dos acordos previstos nas cláusulas contratuais.
Entender as factibilidades econômicas e procurar preservar os interesses dos contratantes preservados, dessa forma, evitando a todo custo entendimento controversos das cláusulas contratuais.
Par isso a comunicação deve ser clara e muito assertiva com o parceiro comercial, evitando discussões prolixas e improdutivas. A proatividade das partes envolvidas conta muito para mitigar os prejuízos, em decorrência do que foi contratado. Mostrar claramente a impossibilidade de continuar com os termos pactuados e como podem ser minimizados em termos de prejuízo das partes.
Estes são os princípios
O que ajuda numa renegociação de contrato são os princípios, que quando observados, minimizam os conflitos e levam ao entendimento.
Princípios para uma renegociação de contratos:
- Tenha as intenções claras de negócio e regras justas;
- Os benefícios são mútuos, pergunte: O que há para nós?
- Traga pessoas que contribuam positivamente na equipe;
- Negocie o melhor acordo, planeje saídas estratégicas;
- Mantenha o equilíbrio dos objetivos das partes envolvidas;
- Corrija os erros, algo não foi previsto no contrato;
- Tenha postura equilibrada e tom colaborativo;
- Pense em alternativas em caso, que não haja renegociação;
- Tempo da renegociação – tenha senso de urgência.
As etapas de uma Renegociação de Contrato
Contratos são celebrados principalmente com parceiros estratégicos, aqueles que apresentam dependência mútua entre as partes, ou são detentores de produtos e serviços exclusivos em que o volume de compras é alto, ou ainda o expende é elevado.
Somente para citar como exemplo, um cliente meu teve um embarque nos EUA de um container que foi infestado de uma praga na região por uns insetos e, que possivelmente poderiam estar no meio da carga. Em síntese, a remessa foi embargada na alfândega americana e houve alguns prejuízos com a demora da entrega no Brasil, resultando no atraso da montagem, multas e outras despesas.
É um caso fortuito, mas, o despachante cobrava a assessoria que era somada a demora da liberação. Não há intenção nem culpabilidade de qualquer parte nesse caso, mas o contrato pode, e foi renegociado.
Rodadas de discussões entre os Diretores, Controller e Despachante foram feitas, sobre o problema, uma vez que a situação ocorrida, gerou pressão dos interessados. Da mesma forma, foram analisadas as posições das partes envolvidas e respondida à pergunta: o que cada uma delas objetivavam?
A resposta a essa pergunta gerou a busca por opções, estudaram-se alternativas até encontrar aquelas que amenizavam o prejuízo até encontrar os termos em que podiam gerar entendimento e manter o relacionamento de negócios.
Dessa forma, quaisquer disputas legais foram eliminadas. Para isso ocorrer foram envolvidas toda a equipe do meu cliente, além das já citadas, a engenharia e a comercial.
Todavia, a solução encontrada foi a redução do custo de corretagem do Despachante, para aliviar os custos de aduana, prorrogação do tempo de montagem e entrega para o cliente final, redirecionamento da equipe de montagem e engenharia civil.
Estas são as etapas que devem utilizadas nessa negociação:
- Identifique a pressão das partes interessadas;
- analise as posições das partes – o que objetivam?
- Busque por opções e encontre alternativas;
- Negocie os termos – Elimine o caminho das disputas legais;
- Monte uma equipe de especialistas e inicie as etapas
Competências Necessárias do Renegociador de Contratos
As habilidades necessárias para o profissional de renovação de contratos, devem ser contempladas quanto a sua racionalidade e inteligência social que envolve relacionamento e comunicação, acrescidos da capacidade de tomar de decisões rápidas, que são mais intuitivas e que contrapõe a decisões analíticas e mais lentas.
Para o leitor que se interessa, desenvolvi um teste que está em meu livro Negocie Bem – A Técnica dos Negociadores de Alto Desempenho, Editado pela Saraiva, que pode ser utilizado para verificar os níveis de competências necessárias e como desenvolve-las.
Enfim, mostro as competências, as habilidades e quais são as técnicas de negociação, relativas a cada uma dessas competências identificadas.
Acrescente a essas competências o trabalho em equipe, já que uma renegociação de contrato envolve outras pessoas dentro da organização e tem que discutir com outras áreas, como a engenharia, produção, financeira, contábil, somente para citar como exemplo. Então o trabalho colaborativo é fundamental, pois envolverá análises desses players de renegociação, quanto aos seus objetivos e interesses.
Em suma, estas são as competências, que geram as habilidades com bases nas técnicas de negociação:
Competências necessárias para renegociação de contratos:
- Senso analítico e resolução de problemas;
- Tomada de decisão – individual e processual;
- Planejamento e preparação do encontro negocial;
- Audição ativa – Comunicação e relacionamento;
- Controle emocional, postura e confiabilidade.
- Trabalho colaborativo – processo e equipe.
Resumo do laudo contido no teste apresentado no livro Negocie Bem.
Auditoria de contratos e renegociação
Essa prática, a de auditoria e revisão de contratos deve ser uma preocupação permanente nas empresas, há muita oscilação de mercado em termos de condições de aquisição, preços, cotações das moedas estrangeiras, situações que ocorrem no fornecimento, bem como, outros acontecimentos.
No cliente citado neste texto, no Plano de Metas e Remuneração Variada que assessoramos por meio da Limão & Associados S/C, e que utilizamos ferramentas como as de OKRs – Objectives and Key Results, duas pessoas trabalham exclusivamente em contratos das áreas financeira e fiscal.
A primeira, na revisão de contratos que possam trazer economias, como ocorreu no ano passado, a Assessoria Contábil foi primarizada seus serviços, uma vez que o contrato de terceirização era muito elevado. Segunda, o contrato de Frota de Veículos com a solução de terceirização, onde se obteve maior controle principalmente de rodagem e de combustível.
Na área fiscal, a economia gerada nos contratos é com os clientes, que a partir do domicílio a ser efetuado o faturamento, ao considerar os impostos incidentes, geram economias consideráveis.
Auditoria e análise permanente
Quando fui executivo a frente do Marketing da INCEPA, tínhamos um especialista para auditorias e revisões de contratos e de impostos. Essa área gerava economias consideráveis. Somente para dar um exemplo.
Os produtos cerâmicos para revestimento que enviávamos para montagem de exposição nos pontos de vendas dos diversos clientes gerava um imposto absurdo, posteriormente, quando desenvolvemos um projeto para enviar em forma de Amostra Grátis com o desenvolvimento de uma contabilidade específica, para apropriação dos custos, eliminávamos todos os impostos decorrentes. Economia de 90% na conta de amostras.
Assim, a auditoria e revisão de contratos pode gerar economias e produzir lucros consideráveis na empresa.
Portanto, esse é um caminho a se pensar para gerar economias e bons lucros.
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