Gestão de Equipes Remotas em 6 passos

Sabe o que é necessário para a Gestão de Equipes Remotas?

Veja neste artigo como fazer a Gestão de Equipes Remotas, como formar um time, gestão da equipe, liderança das pessoas, coordenação dos trabalhos a distância e ferramentas de gerenciamento, são os elementos essenciais para estruturar e obter alta performance.

Como trabalhar com pessoas a distância?

Em primeiro lugar, a grande questão hoje é como trabalhar com pessoas a distância e obter os melhores resultados com elas.

E essa é a provocação desafiadora para os gestores nas empresas, contudo, a mudança desse contexto de negócios está se impondo, de forma acelerada pela crise ora instalada, gerou a necessidade de gerenciar colaboradores que se encontram longe do escritório, e saber como obter produtividade e resultados dessas pessoas?

A princípio, esse é um aprendizado e uma nova fase de gestão e liderança.

É o desafio que está sendo enfrentado, portanto, por gestores de equipes remota, líderes de trabalhos virtuais, gerentes de projetos tocados a distância, coordenadores de home office e, supervisores a distâncias de sites em localidades diversas. Eles estão remando nesse barco ao sabor dos ventos dessas mudanças.

Gestão de Equipes Remotas – Ganhos para os dois lados

Gestão de Equipes Remotas

Assim, o trabalho virtual e a gestão de equipes remotas, está se tornando a melhor solução para este mundo cada vez mais tecnológico e digital, onde ambos, colaboradores e empresa tem ganhos consideráveis.

Por um lado, é a solução para melhorar a qualidade de vida dos trabalhadores, sem o deslocamento das suas casas, passando por um trânsito infernal e sem a rigorosidade de cumprir horário de expediente rígido.

Por outro lado, aumento da produtividade, além de gerar economias de recursos para a empresa.

Para obter esses ganhos, o gestor deve saber como: coordenar equipes remotas, gerir pessoas a distância e liderar virtualmente, assim estas são competências essenciais desse gestor e líder.

É a forma de acessar os melhores talentos que estão disponíveis em diversas localidades e assim também, vencer nesse ambiente altamente competitivo.

De antemão, desenvolvi um Curso que é a solução para essas questões e que aborda diversas perspectivas da Gestão de Equipes Remotas, da coordenação de trabalhos e de liderar virtualmente.

Apresento neste artigo os 6 passos para estruturar uma equipe remota e gerenciá-la.

Novas atribuições do gestor

Antes de mais nada, o gestor remoto e líder virtual deverá dominar todo o processo e recursos tecnológicos disponíveis para uma boa coordenação da equipe.

Deverá entender as características desse novo colaborador que tem um perfil multicultural e comportamento diferente daquele que se tem no escritório.

Ao formar uma equipe remota, o recrutamento é completamente diferente do que se faz na sede da empresa, aqui os quesitos não são aqueles de como o candidato se encaixa na empresa, mas, a expectativa que o candidato tem da companhia.

Veja o artigo: Qual é a diferença entre Gestão e Liderança?

Diferente também é a forma de gestão dessas pessoas, a forma de liderar e coordenar os que trabalham a distância, ao passo que as competências dos gestores são outras e diferem das que se aplica no escritório e na sede da empresa.

Competência desse gestor

Assista ao vídeo: clique aqui.

Uma competência do gestor a se desenvolver é a comunicação a distância, onde não ocorre o “face a face”, muito mais simples. Sem o uso de todo os recursos de expressão, pois, não há o corporal, o gestual, somente a fala, por meio de suportes tecnológicos como o celular, o aplicativo de conferências e os meios eletrônicos. E, se utilizar a imagem a frente de uma câmera de computador, ela não terá a riqueza de expressão do contato pessoal, acima de tudo.

Ainda que com essas limitações, terá que ser assertivo e direto. Os feedbacks, se tornam conversas difíceis quando tem que fazê-lo a distância.  Mesmo quando se tratar das mensagens escritas.

Os feedbacks, se tornam conversas difíceis quando tem que fazê-lo a distância.

Assegurar o desempenho da equipe virtual implica em gestão mais precisa, tanto na fixação de metas, na aplicação do coaching, no acompanhamento e, na obtenção de resultados.  E ainda criar uma equipe remota engajada, coesa, motivada, em um ambiente de confiança e colaboração, não é uma das tarefas mais fáceis.

Vejamos os 6 passos para uma Gestão de Equipes Remotas

1 – Tipos e perfil de trabalhadores de Equipe Remota

A dificuldade de se montar uma equipe na sede de uma empresa, muitas vezes se dá pela escassez de profissionais qualificados naquela região e recrutar esse profissional pode ser uma tarefa muito difícil. Mas, poderá encontrar um excelente profissional, muito qualificado em outra localidade, se a empresa for no Nordeste, poderá encontrar esse profissional no Sudeste e coordenar seus trabalhos remotamente.

Dessa forma, uma equipe remota terá a característica multicultural, será composta por pessoas de diversas localidades – Nordeste, Sudeste, Sul, possivelmente do Norte e do Centro Oeste. Assim, podemos mencionar também equipes remotas em países distantes, onde as operações estão longe da sede da organização.

Isso leva a uma outra peculiaridade do gestor que deverá ter habilidade para lidar com pessoas de culturas diversas, além de comportamento e hábitos diferentes. Onde a mesma língua tem sotaques diferentes e, as palavras têm significados bem distintos.

Com certeza terá que desenvolver conhecimentos e habilidades para compreender e eliminar as dificuldades culturais, não somente do trabalho, mas a de lidar com pessoas com quadro de crenças e valores diferentes, que o trabalho remoto necessita, que times virtuais exigem e que o trabalho a distância potencializa.

2 – Formar uma equipe remota

A base para o recrutamento será a competência técnica do candidato e aqui inicia o diferencial do Gestor Remoto.  Quando o recrutamento é no escritório central, tudo converge para a expectativa da empresa e do gerente, porém, quando se trata de Equipes Remotas, o recrutamento começa com as expectativas do candidato, como dissemos acima. Não são mais das empresas.

A formação da equipe começa na captação das expectativas do membro da futura equipe em relação ao líder. O profissional a ser contratado é competente tecnicamente. Na seleção deverá ter um foco nas questões emocionais e psicológicas, mais que físicas desse membro da equipe.

Olha só a mudança do foco das competências de um Gestor de Equipes Remotas.

  • As habilidades pode ser verificar com um teste;
  • Na entrevista deve ser feito um ajuste cultural;
  • Deve descobrir suas paixões e seus drives motivacionais.

Para desenvolver e liderar equipes remotas a base é a construção de um ambiente de confiança e criar a cultura de trabalho remoto e virtual, em suma.

3 – Uma nova forma de gestão

A má gestão torna-se mais visível em equipes remotas. Trata-se da gestão de pessoas e não de cadeiras, de postos de trabalho. Assim deve estruturar sua metodologia de trabalho em bases a:

  • Comunicação direta e objetiva;
  • Transparência: clareza a toda equipe;
  • Autonomia de trabalho, sem uso de micro gestão;
  • Precisão: entrega do que foi acordado.

O desempenho estará ligado a forma de fixar metas, atribuir tarefas e principalmente a gestão de tempo e da produtividade. Deve adotar um bom instrumento de medição da performance e dos resultados.

Ferramentas de atribuições de tarefas, acompanhamento por meio de KPIs,  medição de produtividade e performance.

A grande habilidade do gestor será a forma de conduzir a equipe, gerar esse ambiente de confiança, construir espírito de equipe, criar engajamento e acima de tudo responsabilidade do membro de equipe, tudo isso a distância.

4 – A liderança é o grande diferencial

Gestão de Equipes Remotas em 6 passos

A liderança pelo exemplo fica comprometida, nesse contexto. O processo de influência torna-se mais complexo pela distância.

A delegação é facilitada pelo processo de gestão e a utilização da tecnologia, mas fazer as coisas se moverem é mais complexo. A conexão, o engajamento e a motivação exigem conhecimento dos drives de vida da pessoa e saber reforçá-los a medida que tem contato com o indivíduo.

O trabalho em equipe é um processo de colaboração entre os membros remotos e essa é uma competência a ser aprimorada pelo gestor.

As ferramentas de coaching ficam mais refinadas, a comunicação mais complexa, o feedback mais difícil, assim, a liderança segue para outro nível na espiral das competências.

Os contatos individuais, as reuniões com a equipe, os encontros físicos e periódicos farão a equipe remota entregar melhores resultados.

 O que os mantem motivados e produtivos?

  • A perspectiva de desenvolvimento;
  • Controle e clareza nas entregas de resultados;
  • Conectividade com o líder e outros membros;
  • Proposito individual e contribuição com a equipe.

Veja no Canal Youtube: Curso Como Liderar Pessoas.

5 – Coordenação e prática dos trabalhos virtuais

Assista o vídeo: Clique aqui

A prática diária levará aos patamares de excelência, com a coordenação dos trabalhos de forma disciplinada. O resultado está nos contatos e reportes diários, acompanhamento as metas, os resultados e resolvendo os problemas.

A checagem semanal envolve a termômetro do moral da equipe, momento para os feedbacks e as ajudas necessárias, para manutenção do engajamento e compromisso.

As reuniões virtuais é a estrutura mestra, em que se fixa os objetivos, informa e toma-se as decisões.

Como nos escritórios, é necessário manter as conversas informais e da mesma forma em equipes virtuais é importante o Bebedouro d´água ou o Cafezinho, que é quando as pessoas se encontram para o bate papo.

O pertencer a equipe se realiza com a socialização periódica da Equipe Remota. Encontros devem ser programados a fim de que a equipe se conheça e troque sensações e sentimentos. Um cronograma deve encontros ser mantido.

Procure o alinhamento entre os seus objetivos e a funcionalidade dos membros da equipe remota.

Como reduzir as distrações:

  • Desativar notificações;
  • Quartas-feiras silenciosas;
  • Bloquear sites de procrastinação.

6 – Tecnologia para suporte da metodologia de trabalhos remotos

Gestão de Equipes Remotas em 6 passos

A metodologia que atende bem aos trabalhos remotos é o Scrum a que temos aplicado com excelente resultado, é um framework para gestão e planejamento bem consistente.

O gerenciamento de projetos e de atividades a distância que se encaixa bem na metodologia Scrum, é sem dúvida o Trello, que também utilizamos com nossos trabalhos remotos e recomendamos para nossos clientes. A integração da comunicação e informações que vimos que melhor se encaixa é o Slack.

Porém, cada caso merece uma análise para a melhor adequação de ferramentas e existem uma infinidade delas.

Vejamos alguns exemplos de ferramentas podem ser adotadas, entendendo cada caso e a sua necessidade: Asana, Basecamp, Google Docs, Remember the milk, Britrix, Skype e outros. Há uma infinidade de ferramentas a ser pesquisada para melhor adequação do seu trabalho remoto.

Treinamento e desenvolvimento

E não se esqueça, treinamento permanente. Tanto nas especificidades do trabalho e do seu ramo de negócio, como nas habilidades dos membros. Incentive treinamentos online. Faça benchmarking. Tenha um programa de desenvolvimento do seu trabalhador a distância.

O alto desempenho virá com o aprimoramento da metodologia e do trabalho.

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AJ Limão Ervilha

Empresário, professor, escritor, consultor há mais de 25 anos em importantes organizações como AmBev, Coca-cola, Duratex, Ford, Hospital Albert Einstein, Mercedes-Benz, Philips, Unilever, VOLVO.  Autor dos livros Liderando Equipes, Negocie Bem; Negociando em Qualquer Situação; entre outros, Administração de Marketing pela New York State University. Possui certificação Internacional em DHE® Design Human Engineering com Dr. Richard Bandler e Programação Neurolingüística (PNL) com seu criador Dr. John Grinder. Formação em Análise Transacional e Certificação em Coach pela ICC – International Coach Community. Especialista em Negociação, Certificado pela SPSM® Senior Professional in Supply Management.

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