Problemas para seguir o cronograma? Veja, agora, o que você pode fazer para melhorar a sua relação com o relógio e sempre obedecer aos prazos
É fácil identificar empresas em que a má utilização do tempo é algo comum. Nelas, a falta de preocupação com os horários e prioridades se mantém como uma cultura que costuma ser disseminada inclusive pelos executivos do mais alto escalão. Imagine, por exemplo, um diretor que convoca uma reunião para as dez horas de uma manhã qualquer. Os “convocados” chegam no horário e se acomodam nas cadeiras. O diretor chega depois de vinte minutos, cumprimenta o pessoal e nota que falta café e água. Chama a secretária e pede para que providencie as bebidas. Enquanto isso, fala ao telefone, ao mesmo tempo em que os outros profissionais presentes conversam entre si.
A reunião enfim tem início e o executivo percebe ter esquecido um importante relatório, que solicita à secretária. Na ausência do documento, pede para que cada um dos presentes diga como estão as atividades de suas respectivas áreas. Quando a conversa começa a engatar, a secretária retorna à sala para informá-lo de que o presidente da empresa o aguarda no telefone. O diretor pede licença, atende o telefonema e retorna encerrando a reunião, para tratar de outro assunto urgente.
Situações como essa são mais comuns do que deveriam e comprometem o rendimento de toda a equipe. Ao observar o comportamento dos gestores, outros profissionais assimilam uma mesma maneira de utilizar o tempo como recurso – que, nesse caso descrito acima, é bastante negativa. Logo, podem se tornar incapazes de diferenciar quais são as prioridades em seu cronograma e, com isso, deixar a empresa na mão.
Pergunte-se: o que estou fazendo aqui?
Antes de iniciar o trabalho, questione-se: o que estou fazendo aqui? Qual é exatamente o meu papel? Cabe aos executivos e profissionais de todas as áreas saberem, com clareza, qual é sua missão na organização. A partir dessas duas perguntas tão simples, é possível a cada um deles identificar claramente quais são as ações que trazem resultado efetivo à função que desempenham.
Qualquer atividade que não seja uma resposta aceitável para ambas as perguntas certamente não agrega valor ao profissional e representa má utilização do tempo. Ao eliminar as tarefas que não se encaixam à sua função, o ganho de tempo poderá ser impressionante. Além disso, você passará a ser avaliado não por tarefas menores, mas, sim, por aquelas que trazem resultados.
Senso de urgência
O senso de urgência é uma habilidade indispensável aos executivos e profissionais que, a partir dela, tornam-se capazes de identificar a importância de cada tarefa, além de aprender a organizar-se da melhor maneira para realizá-las no momento ideal. Colaboradores com senso de urgência são capazes de colocar energia no que traz resultados, de mobilizar as pessoas envolvidas de forma correta, além de apontar os recursos necessários para a execução das atividades.
Um executivo com senso de urgência sabe que o mercado é extremamente competitivo e que as mudanças ocorrem com muita velocidade. Ele toma decisões a todo instante e seu exemplo é seguido pelos seus subordinados. Qualquer conversa com ele é bem dirigida e permanece focada no tema em questão.
Durante uma reunião, mantém a objetividade. Ao encerrá-la, define os passos seguintes e estipula o tempo necessário à implantação do que foi discutido. Quando acessa e-mails, responde prontamente ou exclui conteúdos que não agregam valor. Se alguém liga para perguntar sobre um assunto do qual não tem conhecimento, prontifica-se a dar uma resposta ao final o dia e o faz.
Quando se compromete com algo, cumpre. Está sempre pronto e com tempo. Se perguntar a ele “quando podemos conversar?”, a resposta provavelmente será: “Pode ser agora!”. Sua atitude contamina os demais e é muito positivo em tudo que diz ou faz. Não produz estresse e pressão e faz tudo acontecer no tempo certo.
Estratégias do tempo
O senso de urgência é algo que pode ser desenvolvido e aplicado diariamente por todos os profissionais. A idéia é que observem suas atividades e, diante delas, tenham a capacidade de identificar o que é mais ou menos importante. Sendo assim, a estratégia do tempo implica em:
1. Eliminar:
• A agenda lotada;
• Tudo que não agregue valor;
• O que for de baixa prioridade;
• Projetos menores e secundários.
2. Concentrar-se em:
• Treinar subordinados na entrega de resultados;
• Empowerment (ou seja, delegar responsabilidades).
3. Agilidade:
• Prontidão nas respostas – reuniões, e-mails, prioridades;
• Definir responsabilidades ao final de uma reunião.
4. Atitudes:
• Dar exemplo;
• Concentrar no que dá resultado;
• Contagiar com sentimentos e ações.
Dica!
Lembre-se: procure usar o tempo como um recurso importante para obter resultados cada vez
melhores.