Compras

jan

2024

O COMPRADOR DE SUCESSO!

O comprador de sucesso, tem a sua estrutura de competências, fundamentadas em três bases sólidas: Compras, Ferramentas de Compras e Negociação Estratégica.

A PRIMEIRA: BASE FORTE DE CONHECIMENTOS EM COMPRAS

Princípios e integridade profissional, sãos as características de personalidade, que abrem as possibilidades de carreira do comprador de sucesso. Assim, o profissional de compras deve ser uma pessoa confiável, porque passa pelas mãos do comprador, cerca de 50% da movimentação financeira da empresa.

Para comprar bem não basta, fazer cotações e adquirir. Assim, profissional de compras de sucesso, há que se aplicar as ferramentas de compras. Portanto, esse profissional vai além de fazer simples cotações, mas, aprofundar suas competências no uso de ferramentas de análise, estruturação e processo. É necessário dominar a Matriz Estratégica de Compras, a começar pela de Kraljic, entender os impactos no custo e o risco de suprimentos.

Seguem-se as habilidades fundamentais de relacionamento e de comunicação. Elas facilitam o processo, tanto do contato com o mercado de fornecedores e parcerias externas, como dos trabalhos em equipe, com os players (clientes internos). Isso possibilita o entendimento das suas necessidades, interesses, relacionadas às áreas atendidas, obtendo os resultados esperados pela empresa.

Conhecimentos básicos em compras, como fazer cotações, comparações de propostas, pesquisar fontes de suprimentos, portanto isso gerar a concorrência pelo dinheiro da empresa, resultando em economias e lucros no budget.

Entender a Gestão de compras, uma vez que não é somente comprar, mas, entender a análise de gastos, categorias de compras, montar curva ABC com base no volume, assim como, aplicar o Princípio de Pareto e a essencialidade de itens (XYZ)

Senso de urgência, gestão do tempo, focar planejamento, ser estratégico e pensar antecipadamente sobre as ações mais importantes, que gerem resultados em compras.

Esse foi o caso do Bruno Caçapava, da IS Brasil. Inicialmente da área de finanças, se identificou na área de compras. Suas bases de conhecimento, o levaram às outras etapas de desenvolvendo a Expertise da Negociação em Compras.

Adquirir não é comprar, que é diferente de negociar.

ESTRUTURA	COMPETÊNCIAS
CONSTRUIR UMA BASE FORTE EM COMPRAS	Integridade e princípios – IP
	Habilidades fundamentais – HF
	Conhecimento em compras – CC
	Gestão em compras – GC
	Senso de urgência – SU

As bases fortes para o comprador profissional

A SEGUNDA: SABER APLICAR AS FERRAMENTAS DE COMPRAS

Desenvolver Estratégias de Saving & Avoidance e saber qual é o impacto das economias na Demonstração de Resultados da Empresa, e ao implementar as estratégias utilizar instrumentos como a OKR – Objectives and Key Results.

Dominar o TCO – Total Cost of Ownership e buscar oportunidades de ganhos, além do Perfil de Categorias e da criação de valor.
Aplicar o Cost Breakdown, e assim fazer a leitura da planilha de custos do fornecedor para negociar bem. Entender a formação de preços de produtos, de serviços, BDI – Budget Difference Income, para uso eficaz nas negociações de pleitos.

Tomada de Decisão em compras, por meio de instrumento de análise racional e comparativa, Equalização e Avaliação do que comprar, além de priorizar as urgências, ponderar a gravidade e tendências.

Isso ocorreu com Damázio Jr do Agrícola Terra Grande, comprador experiente, que aprofundou em ferramentas avançadas, tornando um expert em negociação em compras, com a mentoria recebida.

Em cada compra, 19%, representa o custo de aquisição e 81% são ganhos associados.

ESTRUTURA	COMPETÊNCIAS
APLICAR FERRAMENTAS PARA COMPRAR BEM	Matriz estratégica – ME
	Estratégias de Saving – ES
	TCO – Total Cost Ownership – TCO
	Cost Breakdown – CB
	Tomada de decisão em compras – TD

As ferramentas essenciais para comprar

A TERCEIRA: NEGOCIAÇÃO PARA O SUCESSO EM COMPRAS

Saber as fases da negociação, faz o sucesso do profissional de compras, iniciando pela preparação, confronto, revisão e barganha. Portanto, dominar o processo de negociação. Dessa forma, deve estabelecer os objetivos, descobrindo assim, a posição, gerando opções de atendimento dos interesses das duas partes, além de buscar alternativas de entendimento e, argumentar, utilizando os padrões de convencimento.

Aplicar as Estratégias e Táticas de Negociação com base nos ingredientes: informação, tempo e poder. Assim, deve usar defesas, com um bom repertório de táticas em negociação. Portanto, se faz necessário conhecer o seu BATNA, (alternativas de acordo) trabalhar bem o ZOPA (gap entre a ancoragem máxima e mínima).

Conhecer o seu Perfil Negocial, ou seja, saber qual estilo de negociação utiliza, por exemplo, mostrará como enfrentar os diversos tipos de negociadores e saber qual é a melhor abordagem conforme o perfil do negociador oponente, para chegar no melhor fechamento de uma negociação.

Identificar a melhor estratégia de abordagem da negociação, conforme o perfil

ESTRUTURA	COMPETÊNCIAS
NEGOCIAÇÃO ESTRATÉGICA EM COMPRAS	Técnicas de negociação – TN
	Táticas de negociação – TT
	Perfil negocial -PN

Negociação: Estratégias, táticas e perfil negocial

EXPERTISE DE NEGOCIAÇÃO EM COMPRAS

Essa estrutura de desenvolvimento aplicada nas mentorias e nos cursos que realizamos. Em primeiro lugar, um diagnóstico é feito por meio entrevista e pré-teste para identificar o grau de conhecimento inicial e em segundo lugar, assim, identificar o gap de competências a ser desenvolvido.

O programa de mentoria é desenhado a partir da identificação da necessidade de desenvolvimento, focando nas competências certas. No final é aplicado um pós-teste, para medir o grau de assimilação obtido. Portanto, a mentoria foca nas competências com maiores dificuldades, assim, por meio de prática, estudo de casos, atingem-se os 100% de conhecimento transmitido no programa.

Foi o caso do trabalho desenvolvido para a Gran Food indústria de ração animal e, em que foi desenvolvido todo o seu time de compras da Premier Pet, que aplicamos recentemente. Programa único desenhado a partir de necessidades da empresa, com Certificação de ‘Bem Saber’, com aproveitamento de 100% do conteúdo ensinado.

A expertise na negociação em compras transforma o comprador em gerador de lucros para a empresa.

Metodologia única da Limão & Associados: Exemplo da estrutura de competências que podem ser desenvolvidas, com 1) avaliação Pré-curso, 2) módulos de treinamento, 3) avaliação Pós-curso, 4) identificação de gap do aprendizado e 5) realização de mentoria, garantindo 100% do saber.

CERTIFICAÇÃO DE BEM SABER

Após concluído o programa de mentoria segue-se a orientação para elaboração de um artigo ou dissertação, resultando no TCM – Tese de Conclusão dos Módulos, garantindo os 100% de assimilação de conteúdo.

Essa certificação credencia o profissional na empresa e assegura a sua qualificação na área de compras e negociação para o desenvolvimento da sua carreira.

Esse é o caso dos profissionais que fizeram essa mentoria, com seus testemunhos ; e o time

O comprador expert produz, a cada 1% de saving, 3,2 % de lucro no DRE.

Por isso, o comprador é um profissional gerador de lucros, dessa forma tem mais valor na empresa e no mercado de trabalho.

Para saber mais, contate: (11) 9 99776981 ou Email: contato@ajlimao.com.br

Veja outros artigos em meu blog:
• Uma Negociadora difícil
• Aprenda a negociar e pare de perder dinheiro!

A. J. Limão Ervilha

Professor, escritor, empresário, consultor há mais de 25 anos em importantes organizações como AmBev, Coca-Cola, Duratex, Hospital Albert Einstein, Mercedes-Benz, Philips, Unilever, VOLVO.
Autor dos livros Negocie Bem e Negociando em Qualquer Situação, entre outros, entre outros. Especialista em Negociação, certificado pela SPSM® Senior Professional in Supply Management. Administração de Marketing pela New York State University.
Possui certificação Internacional em DHE® Design Human Engineering com Dr. Richard Bandler e Programação Neurolingüística (PNL) com seu criador Dr. John Grinder. Formação em Análise Transacional e Certificação em Coach pela ICC – International Coach Community

jan

2024

NEGOCIAÇÃO DIFÍCIL

AJ Limão Ervilha

As técnicas de negociação, podem ser aplicadas nas situações mais corriqueiras da vida, principalmente quando deparamos com conflitos. As técnicas de negociação da Harvard, se encaixa nelas todas. Vejamos a aplicação em casos do dia a dia.

A Negociação difícil se caracteriza pela tomada de posição radical da outra parte.

A Negociação difícil com a Gabi

Essa é a Gabi, minha netinha. Não se deixe levar pelo sorriso carismático, pois, quando ela quer algo, é muito difícil convencê-la ao contrário.

Fomos caminhar até o parque, próximo a minha casa. Após brincar nos equipamentos, tomou água, comeu uma frutinha que eu tinha levado e como estava cansada, começou a fazer manha, característica das crianças, quando querem algo de você. Tirou o tênis e a meia, dizendo: “Ai! Agora meu pé está doendo, não posso andar!” Isso se chama, em técnicas de negociação, criar um fato para romper um contrato (“colocar um bode na sala”).

Pronto, estava delineado um problema.

Estava claro que o objetivo dela era não andar, mas sim, ser carregada e evidente o meu era o oposto. O pressuposto dela era não se cansar mais (estava com sono) e o meu, ao contrário, não carregar uma carga extra ao caminhar de volta.

Se eu fizesse o que ela queria era Vantagem (ganho) para ela e Desvantagem (perde) para mim, como menciono em meus livros, sobre técnicas de negociação.

Técnicas de negociação da Harvard:

Objetivo:	O que se quer obter.
Posição:	Declaração inicial do que quer.

Como resolver esse conflito?

Por trás dessa posição (não posso andar), o interesse dela era ser poupada da caminhada de volta e o meu interesse, voltar sem um peso extra nas pernas.

Por trás das posições estão os interesses

Respondi a ela, tomando também uma posição! “Gabi, então temos um problema! Eu não posso carregar você, minhas costas doem. Se você não pode caminhar, não poderemos voltar. O que você sugere? Ela continuou na sua posição de não querer andar, porque o pé doía.

Disse para ela, “vamos ver quais são as opções que temos”. Proponho o seguinte, você fica aqui sozinha e eu volto a pé, pego o carro e venho lhe buscar. Pode demorar um pouco, mas, isso lhe atende?”

Para atender aos interesses, criamos opções

Me respondeu: “Não quero ficar aqui sozinha, tenho medo dos cães”? Então disse-lhe: “Dessa forma temos um impasse, não vou carregar você e, não quer esperar eu buscar o carro. O que sugere?”

Como é muito inteligente, sugeriu: “Liga para o papai e peça para ele vir nos buscar!” Essa foi a opção dela.

Técnicas de negociação da Harvard:

Interesses:	Está por trás da posição.
Opções:	Formas possíveis de solução

Respondi: “Gabi, não vou fazer isso! Dar esse trabalho para o papai. Se eu fizer, ele não vai gostar e não vai deixar você passear com o vovô na próxima vez. Assim, não vai poder passear mais comigo porque, terá que pegar você sempre, nos finais do passeio.”

Persuasão reversa: argumente, aquilo que a pessoa quer é pior do que oferece

Técnicas de negociação da Harvard:

Alternativas:

Escapes e bloqueios.

Chegando em um acordo

Nesse momento, coube a mim colocar os padrões para um acordo negociado. Argumentei: “Veja Gabi, como este tênis é macio! O designer, desenvolveu um calçado em tecido, com solado de borracha, sinta como é flexível (dobrei o tênis). Aperte aqui na palmilha, sinta a suavidade, na ponta dos seus dedos, essa maciez interna não machuca seus pés. Esse é o calçado mais confortável que existe!” Coloquei o tênis na mão dela e a fiz apertar e sentir o que eu estava dizendo. Me disse: ”é macio mesmo!” E então, lhe disse, o que acha?

Técnicas de negociação da Harvard:

Padrões:

Argumento, criando linha de raciocínio e envolvimento.

Está bem vovô! Calça a meia e o tênis. Mas, quero uma água de coco, estou com sede. Tomamos água de coco, caminhamos de volta, e assim, chegamos a um acordo que foi bom para ambos.

Técnicas de negociação da Harvard:

Fechamento:

Entendimento com vantagens para ambos.

Em síntese:

Seja firme na sua posição, mas, mostre-se disposto a buscar opções para uma solução. Explore as opções com a outra parte. Mostre os padrões com argumentos verdadeiros e crie uma alternativa de solução que atenda a ambos os lados.

Seja firme, com o problema, mas, flexível com a pessoa!

Essas técnicas de negociação podem ser adquiridas nos cursos que ministro.

E então? É possível praticar as técnicas de negociação em qualquer situação da vida. Já aplicou em situações como essa? Comente!

Veja outros artigos em meu blog:

· Como evitar 4 erros em uma negociação

· Aprenda a negociar e pare de perder dinheiro em compras!

A. J. Limão Ervilha

Professor, escritor, empresário, consultor há mais de 25 anos em importantes organizações como AmBev, Coca-Cola, Duratex, Hospital Albert Einstein, Mercedes-Benz, Philips, Unilever, VOLVO.

Autor dos livros Negocie Bem e Negociando em Qualquer Situação, entre outros, entre outros. Especialista em Negociação, certificado pela SPSM^® Senior Professional in Supply Management. Administração de Marketing pela New York State University.

Possui certificação Internacional em DHE® Design Human Engineering com Dr. Richard Bandler e Programação Neurolingüística (PNL) com seu criador Dr. John Grinder. Formação em Análise Transacional e Certificação em Coach pela ICC – International Coach Community

ago

2019

Qual é o perfil do comprador do futuro?

Compradores de alto desempenho

O perfil do comprador do futuro é ser o líder do processo de compras. Para isso deve ter uma visão estratégica, uma postura de planejador e negociador para o alto desempenho em compras. A sua missão é aplicar o strategic sourcing para produzir resultados por meio de economias e a permanente busca para a produtividade profissional.

Comprador ou Comparador?

Até meados da década dos anos 80 do século passado, o comprador era um mero “comparador”, ou seja, recebia uma requisição, fazia três cotações “comparava” e optava pelo menor preço. Nessa época não era valorizado como profissional, era um funcionário e sua qualificação começava por ser uma pessoa de confiança na empresa e assim, era treinado para aplicar essa única técnica de compra: fazer cotações.

Surge nos idos de oitenta a partir de uma matéria de Peter Kraljic publicado na Harvard Business Review (1983), um modelo de análise e classificação dos itens de compras.

Negociar compras e a gestão de portfólio de compras

A partir desse instrumento, compra passa a ser estratégica, com análise do portfólio a partir de duas variáveis: Impacto no valor de compra x riscos de suprimento.

Eliminava toda a subjetividade de compras, pois, tinha um instrumento de análise das projeções futuras, dos recursos de suprimentos e valores da empresa, classificando as compras em grupos: não crítico, crítico, alavancagem e estratégico.

A Matriz de Kraljic é a primeira ferramenta totalmente dirigida a área de Compras e sua adoção vem crescendo mais recentemente nas empresas.

Alto desempenho em compras

No início do ano 2000, o profissional de compras passa, portanto a ser estratégico e o conhecimento do Strategic Sourcing é necessário para o desempenho da sua função. A Matriz de Kraljic é o instrumento básico para sua análise estratégica, classificar seus fornecedores, definir a forma de suprimento, o planejamento de compras e a estratégia de negociação.

Mapa de stakeholders os players de compras

Outras ferramentas de compras surgiram como o Mapa de Stakeholders, para saber quem são as pessoas internamente que tem interesses nos objetivos de compras. Deve atender não somente o requisitante, mas também o especificador, o financeiro e o usuário. Caso tenha conflitos internos, deve ter habilidade política para resolver, como mudanças de especificações ou outros problemas, que é resolvido na eleição de um coach, um orientador no processo de compras.

Miopia de compras, não enxergar além da aquisição

Outra ferramenta que muda o perfil do profissional de compras é o TCO – Total Cost Ownership, demonstrando que pagar mais barato é miopia de compras, “nem sempre o item mais barato é o mais econômico ou produtivo”. Também que abaixo da linha visível da aquisição, há uma série de itens associados (como um iceberg) para negociar. Sem conhecer TCO, negocia-se somente o item de aquisição (19%), os itens associados (89%) geralmente não são negociados e é onde se perde muito dinheiro.

Formação de preços para negociar pleitos

O profissional de compras que não conhece formação de preços de produtos e de serviços não conseguirá ler uma planilha de Cost Breakdown, portanto, terá dificuldade em negociar pleitos e aumentos de preço de itens produtivos, não produtivos e contratos de serviços.

O fornecedor pode esconder na planilha dos itens de produção, ou nos gastos gerais de fabricação, valores que se não tiver habilidade em identificar, passará ao preço. Ou ainda no seu BDI – Budget Difference Income, uma margem absurda.

Cada 1% de saving produz 3,2% de resultado no balancete

Além do planejamento da abordagem de negociação, dominar técnicas para conduzir o encontro de negócios com o fornecedor e produzir Cost Savings e Cost Avoidances, que é o cerne da negociação em compras e onde traz o dinheiro para a companhia. Cada 1% de saving ou avoidance, produz 3,2% de resultado no balancete de apuração da companhia. Eu provo isso em meus cursos de Negociação em Compras e em meu livro Negocie Bem, editado pela Saraiva.

Líder do processo de compras

Esse é o perfil do comprador do futuro, ser o líder do processo de compras. Ser líder do processo implica em ter atitude, antecipar e corrigir possíveis problemas. Assumir a responsabilidade pelos riscos das suas tomadas de decisões.

5 princípios para a liderança do processo de compras:

1. Autoconhecimento:

Domínio de si mesmo: mindset produtivo, gestão de tempo, criatividade, resiliência, positividade, blindagem a estímulos negativos e, potencial de desenvolvimento.

2. Conhecimento técnico:

Domínio da área: processo de compras, strategic sourcing, ferramentas de compras, tecnologia atualizada, gestão de projetos e atualização permanente.

3. Atitude:

Proatividade, iniciativa, flexibilidade mental, receptividade a mudanças e senso de urgência.

4. Influência:

Círculo de influência, mobilização de pessoas, stakeholders, players de compras, persuasão e envolvimento.

5. Visão sistêmica e de futuro

Enxergar o todo do negócio, ser estratégico, antecipar problemas, aceitar desafios e planejador.

Ser Produtivo, criativo: “sair da caixinha”

Deve cultivar um mindset produtivo, ter um pensamento inovador, eliminar a resistência as mudanças, saber aplicar a gestão do tempo eliminando a subjetividade e as distrações, dividindo-o em 3 dimensões: Estratégico, Tático e Operacional.

Ser um solucionador de problemas, para Compras e as áreas internas da empresa. Estar sempre acompanhando a Gestão de Projetos na companhia, para não ser pego de surpresa em uma solicitação de compra gerada por um novo projeto e que tem que desenvolver fornecedores.

Autoconhecimento e blindagem

O seu autoconhecimento é imperioso, deve estar constantemente a busca do aprimoramento, por meio de cursos, treinamentos, literaturas, benchmarking, coaching, mentoring e toda fonte de conhecimento possível.

E acima de tudo, blindagem. Blindar-se de comentários negativos do dia a dia que impactem na produtividade. Blindar-se das resistências de pessoas e dos processos, que estão a serviço da acomodação. Que não querem sair da zona de conforto. Não querem evoluir.

Esse é o foco do curso que ministro: Desenvolvimento de Compradores Profissionais do Strategic Sourcing a Carreira de Compras.

Para ampliar seu conhecimento sobre o assunto, veja a série de artigos sobre negociação em meu blog.

AJ Limão Ervilha

Empresário, professor, escritor, consultor há mais de 25 anos em importantes organizações como Duratex, Hospital Albert Einstein, Ford, Mercedes-Benz, Philips, Unilever, VOLVO. Autor dos livros Negocie Bem e Negociando em Qualquer Situação, entre outros, entre outros. Especialista em Negociação e Criatividade Aplicada ao Marketing pela New York State University. Possui certificação Internacional em DHE® Design Human Engineering com Dr. Richard Bandler e Programação Neurolingüística (PNL) com seu criador Dr. John Grinder. Formação em Análise Transacional e Certificação em Coach pela ICC – International Coach Community.

set

2017

O comprador é um profissional especial. Sabe por quê?

AJ Limão Ervilha

Primeiro, porque todos na empresa dão palpite naquilo que é comprado. Segundo, negocia para uma cadeia interna de clientes e todos pensam que sabem como negociar. Terceiro, tem pela frente um fornecedor implacável. Ou seja, além de negociar com o fornecedor, negocia com seus clientes internos.

Tem que provar todo dia a sua honestidade

Já notou que todos entendem de compras na empresa? Há sempre aqueles que dão palpite no que foi comprado. “Nossa! O comprador pagou dez reais por essa caneta? “No bazar perto de casa, eu pago três reais” Já ouviram isso? Geralmente é a secretária que faz esse comentário, a pessoa que está mais próxima do diretor. Levanta suspeita sobre o trabalho do comprador. Ela se esquece que no bazar a qualidade daquela caneta é duvidosa, que ela compra sem nota, que paga à vista, que a estrutura daquele negócio é tosca, geralmente o próprio dono e que atende, os impostos não contam, e outras considerações mais.

O Marketing define qual é fornecedor que prefere depois o comprador trata somente de efetuar o trâmite de compras, sem poder de negociação, porque o fornecedor sabe que não tem concorrência. O comprador não tem como negociar e se estiver procurando por outros fornecedores é porque tem preferências e não aceita o indicado pelo Marketing. Como pode negociar com fornecedor exclusivo, quando não tem outras opções?

A Engenharia especifica um item e tem que comprar aquele, geralmente de um Fornecedor que segundo ele é a solução certa para a produção.

O comprador é um profissional visado

Se trocar de carro todo ano, vai dar o que falar. Não pode ter sucesso, diferente do vendedor que tem que trocar de carro todo ano para mostrar que está ganhando dinheiro. Não pode almoçar com o fornecedor, tampouco visitar a fábrica do fornecedor. Não pode receber presentes.

Com certeza! Tem que seguir o código de ética da empresa que geralmente contempla receber somente brinde, cujo valor deve ser menor que cem reais e ter o logotipo da empresa fornecedora. Qualquer combinação sem essas duas variáveis não pode ocorrer. Por exemplo: Não pode ser um automóvel com o logotipo da empresa na porta. Tampouco um vinho, cujo valor é menor que cem reais e não tem logotipo de fornecedor na garrafa.

Mas, o RH solicita no final do ano, que peça brinde para o fornecedor, para que seja sorteado durante a festa de confraternização. Ou solicita pedir ajuda para realizar festas na empresa que não tem orçamento previsto.

Também, o engenheiro é visitado pelo fornecedor, especifica seu produto, recebe agrados desse visitante depois emite uma requisição com as características daquele produto.

Felizmente isso está mudando!

No caso da caneta. O comprador tem que pesquisar fornecedor, credenciar de acordo com as diretrizes da empresa, considerar o compliance, atender as especificações dos diversos requisitantes internos, diferenças de impostos, faturar no prazo mais longo possível, entre outras preocupações, por isso paga mais que o valor cobrado pelo bazar. Porém, traz economias em saving e avoidance e isso é considerável.

Esse comprador tem estratégias de negociação para itens de baixo impacto em custos e baixo risco de suprimento, automatizando a compra sob base consumida.

No caso do marketing. Pode definir os fornecedores, mas sugira para Compras, pelo menos três alternativas para negociação. Alto impacto nos custos, mas baixo risco de suprimento. Deve gerar concorrência para produzir economias e ter como negociar.

No caso do RH. É o primeiro a defender o compliance, então não deve solicitar a compras, aquilo que está no código de ética da empresa. Um dos princípios da negociação é a reciprocidade. Se um presente é dado, espera-se que se dê algo em troca.

Os princípios de negociação em vendas visam táticas como essa, a de relacionamento e reciprocidade. Assim, aquele peru que é dado no final do ano para o comprador, tem um motivo, a reciprocidade. O fornecedor vai exigir algo em troca posteriormente. Por isso presentes não podem ser aceitos.

Os princípios de negociação em compras visam táticas de defesa posicionamento.

Deve sempre se perguntar, o que o fornecedor está pretendendo com isso? Uma das regras em negociação é nunca aceitar nada de graça. Aceitar algo de presente é como assinar um contrato em branco. Cuidado!

Deve ganhar mais pelo resultado que traz

Qual é o problema do comprador de ganhar sobre as economias que faz em cost saving e cost avoidance? Além do salário deveria ter uma participação nas economias que faz, como um prêmio pela sua atuação de como negociar bem.

Existem companhias, que premiam os compradores pelos resultados que traz em termos de redução de gastos. Tenho um cliente que é distribuidor de remédios, saúde e beleza, que os compradores ganham sobre uma grade de resultados. Por exemplo:

Saving obtido + verba de marketing + estoque + giro do produto na prateleira. Pode dobrar o salário no mês. Merece, pois traz resultados para a empresa e é reconhecido pelas suas habilidades de como negociar em compras.

Em algumas Agências de Propaganda, se o comprador consegue saving numa compra seguida, o comprador tem participação da economia que obteve. É justo.

Compradores estratégicos e que trazem resultados para a empresa já valem peso de ouro no mercado. Eu estava ministrando um curso de Negociação para Compradores em um cliente, um grande fabricante de embalagens e o Gerente me disse: “Limão, se souber de um profissional de compras sênior, me indique.” Perguntei, qual é o

salário? Respondeu-me, “Se for um profissional e souber como negociar em compras, como está ensinando, pago 16 mil reais”. Na época, e já faz algum tempo. Bom salário?

Com certeza.

Quem é esse profissional de compras?

Um profissional de compras negociador e que traz resultados no balancete da companhia, tem que valer mais, porque sabe como negociar. E esse reconhecimento já está acontecendo.

O comprador hoje, domina técnicas de negociação em compras, e que trazem resultados consideráveis para a empresa, como já publiquei em um artigo como negociar ganhando 3 vezes mais, ou seja, cada negociação de 1% de saving ou avoidance, traz para a empresa 3% de economia no orçamento de compras. Eu provo isso no meu livro Negocie Bem, editado pela Saraiva e em meu curso Negociação Avançada em Compras.

Por que então é um profissional especial?

O profissional de compras é diferente de todos os outros na empresa, porque trabalha com valores e mais da metade do dinheiro de uma companhia passa pelas mãos de compras. Conquista a posição mais pelas características de caráter do que pela competência técnicas e comportamentais. Desenvolve suas competências de como negociar em compras. Vejamos porque é especial:

São confiáveis e possuem grandes características de caráter.

Sabe de todos os percalços da profissão e está permanentemente evoluindo.

É integro e sabe como comportar-se perante o fornecedor que o quer manipular.

Reduz gastos no orçamento de compras, aplicando savings e avoidances.

Relaciona-se bem com todas as áreas internas da organização.

É estratégico e negocia, nas duas variáveis: impacto nos custos e riscos no suprimento.

Tem bom relacionamento e comunicação assertiva.

É analítico e prepara-se para as negociações, criando opções de negócios.

Tem a agressividade necessária para impor os interesses da sua empresa.

E esse é o dilema dos gerentes e diretores da área: Confiança e agressividade. Escolhem a pessoa, depois vai qualificá-la para a função. Quando estes conhecem a empresa, o produto e o mercado, falta muitas vezes a agressividade necessária como negociador. Essas características dificilmente estão juntas.

Atualmente em um cliente, esse era o seu problema. Tinha profissionais de compras competentes na preparação da negociação, mas muito educados e corteses com os fornecedores. Pode ser educado, mas devem ser assertivos.

Fiz um trabalho com a Bosch depois de dar treinamentos de negociação em compras, desenvolvemos um trabalho de coaching com os compradores. Acompanhávamos as aplicações das técnicas em casos reais e do dia a dia. Essa é uma boa forma desenvolver profissionais nessa área.

Acessem meu site e meu blog, onde abordo outros artigos para desenvolvimento do profissional de compras como negociador. Acompanhem-me nas mídias sociais.

Bons negócios!

Outros artigos que podem interessar a você, publicado em meu blog:

· Como conduzir uma negociação

· Como evitar os 4 erros de negociação

· Os Segredos da Negociação em Compras

· Negociação em Compras – TCO

· Entrevista – FOOD MAGAZINE

· Os 3 princípios da negociação

· Como Negociar ganhando três vezes mais

AJ Limão Ervilha

Empresário, professor, escritor, consultor há mais de 25 anos em importantes organizações como Duratex, Hospital Albert Einstein, Ford, Mercedes-Benz, Philips, Unilever, VOLVO. Autor dos livros Negocie Bem e Negociando em Qualquer Situação, entre outros, entre outros. Especialista em Negociação, Certificado pela SPSM^® Senior Professional in Supply Management. Administração de Marketing pela New York State University. Possui certificação Internacional em DHE® Design Human Engineering com Dr. Richard Bandler e Programação Neurolingüística (PNL) com seu criador Dr. John Grinder. Formação em Análise Transacional e Certificação em Coach pela ICC – International Coach Community

ago

2017

Como evitar 4 erros em uma negociação

Sabe por que não consegue bons resultados numa negociação?

Veja aqui os 4 erros mais comuns que se comete ao negociar com fornecedores.

AJ Limão Ervilha

O primeiro erro: Depreciar o que vai comprar.

Um dos erros do negociador é depreciar aquilo que está negociando. Para obter vantagens, encontrar defeitos no produto, no serviço, ou na empresa fornecedora. Esse tipo de postura na negociação, denominamos de soviética. Um legado da escola de negociação da extinta união soviética e que ainda continua muito em uso nos sindicatos, quando negociam com os patrões, o partido dos trabalhadores a utilizam, e o partido comunista, também fazem uso dessas técnicas.

Vemos essa técnica, quando você leva um carro na concessionária e o avaliador olha o carro, anda em volta dele e vai apontando defeitos, por exemplo: “esse carro já foi batido olha a diferença de pintura. Para comprar vou ter que calçar o carro, no mínimo 4 pneus. Olha esse banco como está gasto vou ter que trocar. Também vou ter que gabaritar o motor…Você quer R$ 30 mil?. Só posso pagar R$ 15 mil.” Usa desse expediente porque faz uma oferta do preço muito baixa, portanto, deprecia, para pagar pouco.

O mesmo ocorre com um comprador, que desvaloriza aquilo que o vendedor está oferecendo. Por exemplo: “Sua empresa não tem nome nesse mercado. Esse diferencial que apresentou não é necessário. O que importa não é a qualidade, é o preço. Esse serviço que oferece não é necessário…”

Essas técnicas se usadas por um comprador, demonstra no mínimo que não está preparado para negociar ou que não domina técnicas de negociação.

Quando vai negociar, o princípio para pagar um preço justo, é oferecer uma vantagem, para obter uma vantagem. A forma correta de negociar é assim: “Sei que seu produto ou serviço tem um preço justo, mas o que posso pagar é menos do que propõe. Faça uma oferta melhor para que eu possa examinar”. Ou “sei que esse é o preço, mas se voltar a cotar no mercado, vou conseguir preço melhor do que esse que propõe”. Ou “se eu fizer uma programação de compra de 6 meses, qual é o melhor preço que propõe?”

Essa forma de apresentar chamamos de negociação ética, em que trato o outro como parceiro de negócios e que procuramos encontrar uma forma que atenda os dois lados do negócio.

Segundo erro da negociação: Ceder sem pedir nada em troca.

Um dos princípios da negociação é que para negociar, você vai ceder, mas, nunca ceda nada de graça. Mesmo que possa ceder, peça algo em troca. Um dos problemas do perfil do negociador brasileiro é que ele aposta muito na amizade e favorece a outra parte sempre que pode. Isso desvaloriza sua postura ao negociar e a outra parte não vai lhe respeitar como negociador.

Após um treinamento no hotel, fui caminhar pela Avenida Nossa Senhora de Copacabana e entrei numa loja. Estava no Rio de Janeiro e queria comprar de um presente de pelúcia, para minha netinha. Perguntei o preço para uma balconista e ela me disse: “R$ 200 reais.” Eu respondi com espanto: R$ 200 reais !? E ela: “Fala alto para o gerente ouvir” Repeti em voz alta e aí começou a comédia. “Eu faço R$ 190” E eu R$ 190 !? Ela “R$ 180, está bom?”. Eu R$ 180 !? Ela: “ é… mas, posso fazer em 3 vezes…” Eu: 3 Vezes!? Ela:”falo com o gerente e ele faz em 4 vezes, está bom?” Percebem? Sem muita resistência, vai cedendo unilateralmente.

Qual seria o correto? Ceda mas peça algo em troca. “Olha posso fazer R$ 190, se o senhor levar outros bichinhos de pelúcia, até o valor de R$ 300.” Se mesmo assim, eu pedisse mais desconto. “O senhor pode pagar a vista ou débito no cartão? Se puder posso chegar até R$ 180.”

No caso de um comprador profissional, o vendedor tende a fazer amizade, manda presente para o aniversário do filho. Uma lembrancinha para a esposa. Um presente para você. As técnicas de negociação em vendas têm como princípio, criar a reciprocidade. Estabelece um clima de amizade, para torná-lo refém da situação. Dessa forma, o comprador irá favorecer esse vendedor. Nesse caso, faz com que favoreça as negociações com ele. Não será tão rígido nas negociações. Está jogando com o seu sentimento de gratidão para com ele.

Terceiro erro: Sinalizar que pode fazer mais concessões.

Como a negociação é totalmente comportamental e lida com personalidade e fatores psicológicos, cuidado para não sinalizar que pode favorecer mais do que realmente tem autonomia.

É comum um dos lados, fazer concessões, mesmo com o processo de barganha que apresentei no segundo erro, dar a entender que pode fazer mais. Assim, alguns tendem a ceder o mesmo percentual ou valor isometricamente, uma, duas, três, quatro vezes. Está demonstrando que pode ceder mais. Ou aquele que faz concessões numa crescente, por exemplo, 5%, na primeira, 10% na segunda, 15% na terceira, 20% na quarta. Demonstra que pode fazer concessões cada vez mais altas.

Se tiver que fazer barganha e concessões, faça sempre utilizando o processo de troca, utilizando as condicionais: “se… então…” de forma decrescente, por exemplo: 15% na primeira, 10% na segunda, 5% na terceira e 0% na quarta. Dessa forma, sinaliza de que o poço está secando.

Quarto erro: Aceitar promessas

Este é um erro muito comum entre comprador e vendedor. O vendedor para conseguir fechar na condição que apresenta, sem negociar mais, diz: “Compre nestas condições, que o próximo mês, faço uma condição especial”.

Se aceitar isso, dançou.

As técnicas de negociações em vendas são ricas em táticas como essas. Promete ao comprador um futuro incerto de que podem fazer melhor. Se acreditar, aceitará a condição que está apresentando e fecha negócio com uma expectativa futura.

Em meus cursos de negociação faço uma brincadeira com os participantes. Pergunta para uma garota presente no curso se eu prometer casar com ela, se vai comigo para o meu apartamento. Responde invariavelmente que “não!” Aí eu digo, mas eu vou casar com você. Ela insiste em dizer “não!” Brincando respondo que perdeu um partidão.

A questão é que tudo nesta vida é negociável. Depende das condições que são propostas. Ela poderia dizer; “Que iria, se eu passasse no cartório primeiro.” Ou seja, sempre que apresentarem uma promessa “deve passar no cartório.” O jogo é documentar a proposta.

Se um vendedor diz: “que no próximo mês fará uma condição especial. Diga: ”Você pode documentar isso? Escrever e assinar? Se a resposta for: “Não, não posso fazer isso.” A sua resposta será: Então não posso aceitar. Se ele não pode documentar, significa que está desobrigado a cumprir. E promessa é uma das táticas mais utilizadas em negociação.

Estes são alguns erros da negociação.

Como disse anteriormente em outros artigos, a negociação é totalmente comportamental. De nada adianta, planejamentos e técnicas de Compras, Strategic Sourcing e outras, se não souber lidar com as personalidades e processo psicológico das partes que estão negociando.

Acompanhem outros artigos nessa linha, em meu blog, terão uma série de dicas e como desenvolver as habilidades de negociação.

Bons negócios e até o próximo artigo.

AJ Limão Ervilha

jul

2017

Os Segredos da Negociação Em Compras

AJ Limão Ervilha

Eu não entendo como a área de compras pode produzir cost saving e cost avoidance , se não treinam seus compradores a negociar!

Vejo uma infinidade de ofertas de cursos que valorizam Planejamento de Compras, eProcurement, Strategic Sourcing e outras abordagens, tratando a negociação como o “primo pobre” do processo de compra. Os cursos de pós-graduação têm a mesma abordagem, uma grande carga horária em teorias de strategic sourcing e negociação como se fosse um dos seus passos.

Esqueçam!

Tudo o que é ensinado nesses cursos são técnicas e uma inteligência para comprar. Porém a negociação é totalmente comportamental e que depende de habilidades e capacidades humanas. Principalmente a capacidade de se relacionar e se comunicar. O que está planejado no papel, não se reproduz quando se está frente a frente com a outra parte.

Em meus cursos tenho testemunhos de pessoas muito experientes em compras e se surpreendem com as técnicas comportamentais. E mais, mesmo profissionais experientes não se saem bem negociando durante os exercícios. Outros depoimentos são de pessoas que fizeram cursos de pós-graduação e que aprenderam negociação em poucas horas aulas. Treinei, inclusive consultores de uma grande consultoria internacional, que implantam Metodologia de Strategic Sourcing, pois o programa da matriz não tinha esse módulo bem desenvolvido.

Nem tudo em negociação é pregão eletrônico ou pregão presencial

Invariavelmente a metodologia de compras com Strategic Sourcing levam a um tipo de negociação, supondo que o poder está todo do seu lado. O que na maior parte das negociações não é verdade.

Essas técnicas de pregão eletrônico ou presencial poderão ser utilizadas quando, a Matriz de Kraljic, indicar independência – poucos compradores e muitos fornecedores. Ou na dominância do comprador – quando há poucos fornecedores. Somente nesses casos.

Mas, e quando a dominância é do fornecedor? Muitos compradores e poucos fornecedores. Por exemplo, fornecedores únicos ou exclusivos? Ou ainda quando indicar interdependência – poucos fornecedores e poucos compradores.

Nestes dois quadrantes é que se encontra a alma da sua organização, metodologias de compras não funcionam. Somente as de negociação. São itens estratégicos. Aquele item único que somente um fornecedor tem apesar do preço ser baixo, mas que não pode faltar na produção. Ou aquele item de alto valor, mas com poucos fornecedores e que representa a base da produção da sua empresa.

O que se aprende como técnicas de compras?

Houve uma evolução muito acentuada na área de compras, desde os idos de 1980, onde Compras era totalmente operacional e a relação com o fornecedor era de transação e o comprador apenas um cumpridor de pedido de compras. A técnica máxima era fazer três cotações e optar pelo mais barato.

Atualmente a área de Compras é estratégica e integrativa das áreas internas e tem foco no Strategic Sourcing e o TCO como técnica estrutural. E sua implantação contempla estas competências técnicas:

Strategic Sourcing

Gestão estratégica
Spend anlálysis
TCO – Total Cost Ownership
SMR – Supplier Management Reltionship
Matriz estratégica
Gestão de categorias
Gestão de contratos
Métricas – KPI´s
Conhecimento de mercado e fornecedores
Macroeconomia
Processo de abordagem de negociação

O que pouco se ensina em negociação, mas é essencial

Quanto montei o curso de Negociação para Compradores e isso já faz 25 anos, pesquisei no mercado e não havia nenhum curso dirigido para essa área. Os cursos de negociação eram gerais e com foco mais em vendas. Acredito que tenha sido o primeiro curso no Brasil. Minha experiência em Compras e Suprimentos envolvia o lado comportamental da negociação e desenvolvi um teste, junto com a psicóloga Lilian Limão Bucollo, gerando o Programa Executivo de Negociação em Compras. Neste teste, o enfoque está no perfil negocial e nas habilidades do comprador enquanto negociador, envolvendo estas competências humanas:

Estilo de negociação
Habilidades e táticas
Liderança
Atitude
Relacionamento
Comunicação
Gestão do tempo e de conflitos
Trabalho em equipe

Estes comportamentos são essenciais para o comprador negociador. O seu estilo vai determinar a análise da situação e agressividade necessária para negociar e isso depende de sua personalidade. Habilidades de táticas de negociação estão relacionadas aos drives de motivação para negociar. Liderança, pois, deverá conduzir situações internas com os players de uma requisição, culminando com a condução da negociação com o fornecedor. Atitude, pois deverá tomar iniciativa e ser proativo, quanto a novas opções ou substituições de itens internamente e com fornecedores. Relacionamento e comunicação que são essenciais para o encontro com a outra parte. Gestão de tempo e de conflitos, pois, terá que atuar em tempo reduzido e trabalhar interesses diversos com seus requisitantes, além de ser um trabalho em equipe, permanente.

Como são recrutados os compradores?

Ainda se recruta somente pela honestidade. Como é um departamento que envolve interesses financeiros, geralmente aquele funcionário que conhece a empresa, o produto e o mercado e que são confiáveis, são colocados em compras. Ainda que essa condição seja imprescindível, outras são necessárias. A constatação é que compradores são poucos treinados, menos de um treinamento ao ano. É comum eu perguntar em sala e me dizerem que é o primeiro treinamento que fazem. Ou se fizeram algum treinamento, já faz algum tempo.

Recentemente, treinei uma empresa que quer profissionalizar a área de Compras. As pessoas presentes ao curso tinham boa vontade e desejo em se desenvolver, mas, não apresentavam características básicas para compradores.

No teste revelou que a personalidade passiva, era contrária às características de um comprador. Outros eram retraídos e poucos expansivos e, com essas características terão dificuldades em contra-argumentar e convencer um fornecedor.

Seus drives motivacionais não direcionados a negócios e terão dificuldades em assimilar comportamento negocial, que exige táticas, manobras e expertise em negócios.

Competência de negociação em compras

A competência é o resultado de um alinhamento do profissional. Imaginem um iceberg. A base é a personalidade e está submerso e difícil de mudar. Tem a ver com a formação psicológica e influências do ambiente, educação, formação, religião e etc. A parte intermediária desse iceberg, ainda submerso são os drives motivacionais. É o que motiva a vida da pessoa, se ele é dirigido pela forma que gosta de interagir ou não, com outras pessoas. Trabalho individual ou coletivo se é competitivo ou cooperativo.

O ápice do iceberg e parte emersa e visível, no caso de um indivíduo é a porção do seu comportamento que pode ser treinada e desenvolvida. Somente nesse ponto é que pode trabalhar as competências. Portanto, todo o deve estar alinhado para poder desenvolver a competência. Somente essa parte é que pode ser treinada.

Se quiser aprofundar mais sobre esse teste, meu livro Negocie Bem – Aprenda as técnicas dos compradores de alto desempenho, editado pela Saraiva, apresenta o teste, as habilidades, as competências e as técnicas de negociação a serem desenvolvidas.

AJ Limão Ervilha

jul

2017

Negociação em Compras – Você sabe aplicar o TCO?

AJ Limão Ervilha

É miopia de compras, comprar mais barato, sabe por quê?

Porque pensando em pagar mais barato, o comprador deixa dinheiro na mesa. Negocia somente o preço de aquisição e deixa de negociar os gastos associados. Esse é o conceito do TCO – Total Cost Ownership, ou Custo Total de Propriedade.

Deixe-me dar um exemplo. Fui contratado para ministrar treinamento em uma empresa de autopeças de Caxias do Sul. O programa era de uma semana e me instalaram em um hotel isolado da cidade, do lado do aeroporto, esses de preço tipo R$ 198, que não tem restaurante. Eu gastava R$ 50 de taxi até a fábrica e a noite para jantar, mais R$ 45,00. A despesa era por conta da contratante, que totalizava R$ 388, minha diária.

Eu como consultor estava descontente

Instalado em hotel isolado e sem alternativas para jantar. No primeiro dia de treinamento perguntei quem foi o responsável pela minha reserva e instalação na cidade. Um comprador se identificou. Perguntei, porque me hospedou naquele hotel, disse que “era o mais barato”. Então lhe perguntei se conhecia o TCO, disse que não. Expliquei.

O Custo de Aquisição foi de R$ 198, mas, o Custo Total foi de R$ 388 e me deixou descontente. A miopia é: pensou que pagou mais barato me colocando naquele hotel, mas o total do desencaixe é quase o dobro. Perguntei, entre esses valores não tem um hotel mais confortável melhor localizado?

No dia seguinte me colocaram em um hotel muito bom e o preço não era tão alto R$ 250, com restaurante e com várias outras opções no entorno. Deixei de gastar os R$ 90 de táxi para jantar e como era no centro, passaram a me pegar para levar à fábrica todo dia no hotel, e deixei de gastar outros R$ 100 de taxi até a fábrica.

A minha estada ficou bem mais agradável e com certeza fiquei mais produtivo.

É disso que se trata o TCO

Esse é o raciocínio. Quando for adquirir não focar somente no preço de aquisição, mas ter clareza sobre os outros gastos associados. Assim, deve focar o Custo Total de Propriedade. Negociar o conjunto de gastos e não somente o valor principal. De acordo com os estudos, o impacto do TCO é:

19% refere-se ao valor de Aquisição;
81% trata-se dos gastos associados.

Esse estudo iniciou com a compra de hardwares e softwares. Verificou-se que não era somente o valor do equipamento e o programa, mas, todos os outros valores associados a essa compra.

Nesse estudo os valores teriam estes impactos:

Aquisição inicial: 36%
Treinamento: 21%
Aplicações: 19%
Manutenção: 9%
Realocações: 12%
Suporte técnico: 3%

Quando aplicado no horizonte de uso, por exemplo, de 5 anos, o impacto em percentuais seria:

Aquisição inicial: 19%
Treinamento: 22%
Aplicações: 19%
Manutenção: 21%
Realocações: 13%
Suporte técnico: 6%

Criei uma ferramenta para verificação rápida de TCO, quando recebe as propostas no momento da equalização das variáveis. Se tiverem interesse, solicitem por email.

Total Cost analisa estas duas bases:

Custo de aquisição – Oportunidade percebidas

Oportunidades efetivas: Custos de especificação, de aquisição, de propriedade, de inventário, de obsolescência.

Todos componentes de TCO apresentam oportunidade de saving.

No preço, Podem ser negociados: volume, descontos, desempenho, ganho compartilhado, redução de garantias.
No uso: Mudanças de especificações, alterações de design, produtos equivalentes, transporte, sucateamento, modificações no produto, eliminação…
Custos de processos e administrativos: Processamento de pedidos, faturamento automático, eliminação de inventário, eProcurement, pagáveis…

Strategic Sourcing e negociação 30% de redução de gastos

Na implantação do Strategic Sourcing, um dos trabalhos iniciais é o de analisar o TCO do grupo de produtos, ou da sua carteira de compras. Então, cada item comprado, deve ter inicialmente, elaborado a sua descrição genérica, sair da especificação montada em cima de um fornecedor ou marca determinada. Deve ser como ocorre com remédios. Não deve ser aquela marca específica, mas a descrição com o principio ativo que resolve aquela doença específica. No nosso caso, resolva o problema específico, que o produto ou serviço seja a solução.

Depois, faz-se a análise dos diversos itens que compõe a aquisição daquele produto, ou serviço. Veja este exemplo de um cliente:

Preço médio de compra: 38,0
Taxa de agenciamento: 4,0
Pagamento a fornecedor: 0,5
Preparação do produto: 0,1
Recebimento: 0,5
Devolução: 2,2
Inspeção: 0,3
Espera para armazenar: 0,3
Treinamento: 4,0
Inventário: 5,0
Distribuição: 6,0

Custo Total: 60,9

Neste exemplo, era negociado somente o preço médio de compra: 62,4 % o restante: 37,6 % não era percebido.

Quando aplicado o Strategic Sourcing, e têm todas essas informações, a negociação poderá ser conduzida de modo a obter economias consideráveis. É o que ocorre quando as empresas enxergam a área de compras e negociação, de modo estratégico.

Eu provo essa economia nas negociações

Já escrevi um artigo dizendo que em cada negociação em compras, de 1% de saving, se obtém 3,2% de redução de gasto. Na apuração de resultados de uma empresa, quando se aplica em 50% da conta negociada (apenas a metade). Considere que não tem poderes sobre o restante do valor, pois se refere a mão de obra, energia elétrica, tributos. Se obtém 3 vezes mais de economia.

Em meu livro: Negocie bem Negociação para compradores de alto desempenho, editado pela Saraiva, apresento uma prova desse impacto. Verifiquem.

Se fizer a implantação do Strategic Sourcing e, com negociações planejadas, consegue-se um impacto considerável. A redução no orçamento de compras, atingem percentuais incríveis de até 30%.

Quando compra é encarada de forma estratégica, traz resultados impensáveis. Algumas empresas, tem o departamento de compras como uma área de faturamento. Se considerar os rebates (descontos) isso é possível.

AJ Limão Ervilha

jun

2017

Negociação em Compras (Entrevista para a Food Magazine)

Comprar certo, com produtos de melhor custo-benefício, pode ser determinante na hora de precificar com valores atraentes, especialmente em um momento em que os insumos subiram, mas o consumidor não aceita pagar mais.

Um desafio do mercado Food service hoje é não repassar os aumentos dos produtos e custos para o consumidor final, ou aumentar o mínimo possível os preços. Essa meta pode ser atingida melhorando o processo de compras?

A.J. Limão – O profissional de compras tem um papel estratégico na empresa. Cerca de 50% dos valores que circulam numa companhia, passam pelas mãos de compras. Esse profissional pode trazer economias consideráveis em compras. No passado era apenas comprador, isto é comparador (fazia comparações). A técnica básica era fazer, no mínimo três cotações e optar por aquele fornecedor que tivesse o preço mais baixo. Digo nos cursos que ministro, que qualquer funcionário pode fazer isso, até um estagiário. Não exige muita técnica de negociação, trata-se apenas de um processo de compra. O profissional estratégico sabe que tem que trazer economias, produzindo cost saving e cost avoicance, nas negociação em compras. A sua meta é a redução de gastos do orçamento de compras baixar os custos.

Como planejar a lista de compras e necessidades do estabelecimento?

A.J. Limão – A lista de compras deve ser planejada a partir da definição do cardápio do chef ou responsável pela sugestão e previsão de demanda para o período de suprimento do estabelecimento ou da indústria no Food Service. Nas empresas de operações mais complexas seguem um processo de Sales & Operating Plane, que é a sequência de informações, análise de vendas e operações, demanda prevista acordada entre as áreas, antecipação das necessidades aos fornecedores e melhoria no atendimento ao cliente.

A organização a partir do cardápio é importante? Quais são suas sugestões?

A.J. Limão – A organização é a base desse negócio e as áreas devem trabalhar juntas. Em uma empresa em que eu fazia consultoria atuavam em comitê, o chef, o comprador, o financeiro e o maitre. É a base do processo do S&OP, que respondi na questão anterior. A minha sugestão é que o comprador nunca deve negociar com fornecedores se não tiver negociado antecipadamente com os clientes internos. Deve atender a posição e o interesse de todos envolvidos para fazer uma boa negociação e processo de compras.

Quais são suas dicas de negociação na hora de efetuar as compras de um estabelecimento?

A.J. Limão – Primeiro não é de boa técnica, ter fornecedores únicos ou exclusivos, deve gerar concorrência pelo seu dinheiro. Segundo, nunca deixe o fornecedor confortável, isto é, não deve dar toda informação relativa a sua estratégia de negociação e compra. Terceiro, aplique táticas, para criar tensão psicológica durante uma negociação. Quarto, nunca ceda, sem pedir algo em troca, mesmo que você possa, não dê de graça. Quinto, se tiver que ceder, valorize, para que a outra parte tome de você. São os princípios que ensino nos meus livros e cursos sobre negociação para compradores e em compras.

Quantos potenciais fornecedores o comprador deve ter em mãos?

A.J. Limão – Deve ter pelo menos três, essa é uma regra básica. Se comprar é comparar, tenha pelo menos três comparações. Se for uma primeira compra, pagar menos do que o preço menor cotado, isso será um cost avoidance, ou seja, evitou um custo. Se for uma compra repetida, com três fornecedores terá mais poder de barganha e obterá um cost saving, insto é, salva dinheiro. Esse é o fundamento estratégico do negociador em compras.

Como se preparar para emergências do tipo o fornecedor que estou acostumado a comprar não tem o produto ou subiu demais os preços?

A.J. Limão – Como eu disse anteriormente, deve ter pelo menos três fornecedores, para não cair nessas situações. Na prática há uma acomodação do comprador com aquele fornecedor que atende melhor, que dá toda a atenção e com isso, cria-se um relacionamento forte com ele. Quando apresenta um pleito, pedindo aumento de preço, fica difícil de negociar, o fornecedor vai valorizar todo o serviço extra que presta. Se não tiver alternativas, ficará refém dessa situação. O comprador deve ter sempre fontes alternativas de fornecimento, faz parte do seu trabalho, ainda que seja na prática muito trabalhoso. Por isso é estratégico.

É importante ter várias opções ou fidelizar um fornecedor?

A.J. Limão – Na matriz estratégica de compras, define-se a abordagem de negociação com cada tipo de fornecedor, com base nas variáveis: risco de suprimento e impacto nos custos. Assim terá fornecedores de itens estratégicos onde cria-se uma interdependência e busca-se abordagens de negociações mais colaborativas. O relacionamento sempre será muito delicado e deve ficar atento para não ficar na sua dependência, procurando sempre alternativas, inclusive com o comitê interno que já nos referimos. Quanto aos itens de alavancagem, deve criar tanta concorrência pelo seu dinheiro quanto puder, essa situação é favorável para o comprador, a negociação será mais competitiva. Nos itens de gargalo, a atenção é redobrada, qualquer vacilo, deixa sem fornecimento deve ser uma negociação conciliadora. Nos itens de independência, criam-se formas automáticas de compras, onde se negocia uma única vez e deixa o usuário, fazer as aquisições. Resumindo a estratégia: fidelizar os fornecedores de itens gargalos. Consolidar os fornecedores de itens estratégicos. Conquistar os fornecedores de alavancagem. Automatizar os fornecedores que não tenha dependência.

Como negociar preços e condições com fornecedores?

A.J. Limão – O papel do comprador negociador é criar estratégias e táticas para obter cost saving e cost avoidance em toda compra. Cada negociação, se o comprador obter 1% de saving ou avoidance, o impacto no bottom line na apuração de resultados da companhia é de 3,4% de redução de gastos. Agora, se o comprador, obter 3% de saving e avoidance, que não é difícil, em apenas 50% do valor da sua carteira de compras (CPV ou despesas), produzirá uma economia na ordem de 9,8% na apuração de resultados. Eu provo isso no meu livro Negocie Bem, editado pela Saraiva e nos meus cursos de Negociação Avançada em Compras. É muito dinheiro para a companhia é mais eficaz que marketing e vendas que para aumentar 10% no preço de um produto tem que investir muito e a concorrência logo equiparará o preço e comprometerá o lucro.

É viável fazer mudanças de última hora no cardápio para adaptar às mudanças de preço dos insumos?

A.J. Limão – Com certeza, essa é uma característica do Food Service. Primeiro porque surpreenderá o cliente e o motivo não será a questão do preço dos insumos, mas sim, a saudabilidade, os novos hábitos, a criatividade, os novos sabores. Lembro-me de quando o cattering da TAM mudou o cardápio de bordo, em que a refeição era mais consistente e depois se tornou mais leve, devido a custos, a mensagem para o passageiro foi, “de acordo com estudos, revelam que uma alimentação mais saudável a bordo, torna a viagem mais agradável…” Algo assim. Para isso as áreas internas devem estar em sintonia. Um exemplo contrário disso que vivenciei em restaurante de luxo em Recife, onde o dono reclamava que os garçons não recomendavam os pratos mais caros e de maior margem de lucro. Perguntei a ele, por acaso vocês “venderam” a eles a idéia? Serviram o prato aos garçons e explicaram os componentes, os sabores os efeitos degustativos, etc? Responderam-me não! Complementei, se eles não passaram pela experiência, não estarão convencidos e assim, não estarão seguros em convencer os clientes. Ficaram sem palavras. Mudanças em cardápios devem ter uma estratégia de comunicação.

Como deve ser feita essa comunicação entre gerência de compras e chef de cozinha?

A.J. Limão – Sempre mostrando a estratégia do negócio e a busca de resultados pois, esse é o papel de cada um desses profissionais, na sua especialidade, em que a criatividade, a possibilidade, a viabilidade são infinitas e a sinergia e a comunicação dessas áreas são fundamentais. Por isso o profissional de compras deve estar em sintonia com outros profissionais da empresa, deve formar uma equipe ou comitê de decisão de compras, que chamo de equipe interfuncional.

Qual a importância do controle de estoque no planejamento de compras?

A.J. Limão – Estoque é dinheiro parado a armazenagem tem um custo na ordem de 2,4% ao mês. Por outro lado não pode haver ruptura de demanda. Encontrar a equação certa para cada negócio envolve uma série de estudos da curva normal de demanda, desvio padrão, forecast e mercado, vendas e faturamento e cadeia de abastecimento. É o Processo de Vendas & Operações que me referi anteriormente.

É importante o estabelecimento ter certo estoque “reserva” para emergências, como um movimento acima do esperado?

A.J. Limão – Isso implica em conhecer o negócio, a sazonalidade do negócio e os desvios padrões. Estão contemplados na equação do S&OP – Sales & Operating Plane, desde a forma mais simples, que referimos aqui, entre o chef, compras, finanças e maitre, até um comitê de estudo de demanda e operações.

Qual é a margem considerada para essas “emergências”, a fim de também não cair no desperdício?

A.J. Limão – A fórmula para cálculo é esta: Emax = Média do Estoque + (X*desvio-padrão). Onde Emax é Estoque máximo. Considera-se um nível de atendimento entre 80% a 99%, essa é uma decisão do comitê de compras. O valor de x varia entre 0,84 a 2,32, quando essas margens são calculadas de forma cientifica. Encontrar a margem de segurança e eliminar o risco de ruptura é o grande exercício dos profissionais envolvidos. Envolve a margem de segurança do estoque e mitigação do risco de suprimento.

Existe alguma forma de controlar os prazos de validade?

A.J. Limão – Esta já é uma equação mais complexa ainda e para facilitar existem hoje softwares para tornar essa tarefa exeqüível. Nas empresas menos complexas, se faz necessário a gestão de estoque com compras programadas. Há sistemas de gestão integrada, que envolve todas as áreas. Um manual de políticas internas vai demonstrar a preocupação permanente com essa questão. Planilhas também são utilizadas. As formas dependem muito do tipo e complexidade de Food Service envolvido.

Ter produtos industrializados que substituem produtos frescos pode ser uma opção de evitar desperdícios, como por exemplo molhos em pó e temperos prontos?

A.J. Limão – Essa é uma solução que contribui muito com o negócio em si, porém é contrária a boa prática de um chef. É uma questão permanente no Food Service. Por outro lado produtos frescos é a expectativa do cliente e grande argumento para a comunicação de marketing. Enfim, a comunicação interna e entendimento dos players no processo operacional, suprimento e demandas devem estar sincronizada para tomar a decisão mais apropriada ao tipo de negócio.

Qual sua dica em relação a produtos não perecíveis e alimentos que estragam rápido?

A.J. Limão – Para alimentos não perecíveis é trabalhar o prazo de validade do produto. Para alimentos que estragam rápido, sempre que possível criar um sistema de suprimento como o Just in time das indústrias, em que a demanda deve comandar o processo de suprimento, com fornecedores desenvolvidos com o propósito de servir no momento em que é feito um pedido, ou uma comanda. Parece difícil, mas não é. Com boas parcerias e interessados no negócio, consegue-se realizar. Recentemente em uma consultoria que realizava na Dellmare Pescados, acompanhei a execução de um fornecimento de lagosta no Rio de Janeiro e que envolveu uma operação em São Bernardo do Campo, Barueri, Santos e Fortaleza. O atendimento ao cliente foi “on time and complete”. Simplesmente um sucesso, portanto, possível e viável.

Qual a média de tempo de uma compra para a outra?

A.J. Limão – Essa é uma questão que depende muito de negócio para negócio de Food Service e deve ser estudada a partir dos stakeholders envolvidos no processo de compras. Onde a média de tempo deve ser um KPI (Indicador Chave de Desempenho) de compras e deve ser melhorado sempre. Vou falar desse assunto no encontro E3COM 2017 que será realizado pela Blue Ocean Events, nos dias 20 e 21 de Junho.

Aonde costuma dar cursos de negociação? Tem algum específico para o Food service? Estes cursos que citou foram in Company?

A.J. Limão – A minha consultoria Limão & Associados desenvolve cursos in Company que customiza para empresas de Food Service os conteúdos de Negociação para Compradores, Negociação Avançada em Compras e Saving para Negociação em Compras. Tenho parceria com a Integração Escola de Negócios, para cursos abertos ao público, realizados todo mês, em São Paulo, incluindo Rio de Janeiro, Porto Alegre e Belo Horizonte. Tenho publicado alguns livros sobre o assunto: Negociando em Qualquer Situação – Como comprar, vender e chegar a ótimos resultados e Negocie Bem – Técnicas para compradores de alto desempenho, editados pela Saraiva. Além dos livros Habilidades de Negociação e Negociação para Compradores, editados pela Nobel e outros títulos sobre Gestão e Liderança.

AJ Limão Ervilha

Empresário, professor, escritor, consultor há mais de 25 anos em importantes organizações como Hospital Albert Einstein, Ford, Duratex, Mercedes, Philips, Unilever. Autor do livro Negocie bem, (Compras), Negociando em Qualquer Situação, editados pela Saraiva, entre outros. Especialista em Criatividade Aplicada ao Marketing pela New York State University. Certificado pela SPSM^® Senior Professional in Supply Management . Possui certificação Internacional em DHE® Design Human Engineering com Dr. Richard Bandler e Programação Neurolingüística (PNL) com seu criador Dr. John Grinder. Formação em Análise Transacional e Certificação em Coach pela ICC – International Coach Community.